Andke oma ülemusele usaldus riskijuhtimiskava osas

Sisu

• Mis on riskijuhtimine projektijuhtimises?
• Riskijuhtimise planeerimine
• 5-astmeline riskijuhtimisprotsess
• 1. samm: algatage
• 2. samm: tuvastage
• 3. samm: hinnake
• 4. samm: vastuste kavandamine
• 5. samm: rakendage

Parimatel projektijuhtidel on täielik usaldus oma liinijuhi ja projekti sponsori vastu. Projektide taga olevad eksperdid usuvad neid, kui nad ütlevad, et vajavad lisaraha, rohkem ressursse või aitavad probleemi lahendada.

Kui töötate riskantsetes olukordades, vajate õiget komplekti. Nagu köie ja krampidega seljakotiga matkaja, vajate tööriistu ka projektiriskiga toimetulemiseks.

Riskijuhtimiskava abil saate oma juhi usaldust oma projekti vastu suurendada. Lihtne viieastmeline protsess võib tohutult muuta seda, kuidas teie boss näeb teie projekti (ja teid).

Mis on riskijuhtimine projektijuhtimises?

Projektijuhtimise riskijuhtimine on projekti riskide tuvastamise, hindamise ja neile reageerimise protsess.

Projekti riskid on asjad, mis võivad projekti mõjutada (positiivselt või negatiivselt, kuid üldiselt tõlgendavad inimesed riski sündmustena, millel oleks projektile negatiivne mõju).

Ükskõik, kas teie projekt on suur või väike, kaasnevad sellega riskid. Need riskid võivad olla mis tahes alates teie kooli paraadi vihmast kuni riskini, et teie uue trükkplaadi kriitiliseks komponendiks tõuseb hind.

Kui projektiriski õigesti ei hallata, võib projekti eduka edastamise raskendada. Kontrollimata riskid võivad ajakava lisada, aja kulutada ja eelarvesse raha juurde. Juhid ajavad sellist asja närvi. Seda kõike saab riskijuhtimiskava abil vältida.

Riskijuhtimise planeerimine

Riskihalduskava on suurepärane viis suurendada oma enesekindlust projektimeeskonna toimetulekuvõime osas - ja see suurendab ka teie juhi usaldust. Tahad, et nad usuksid, et saate sellega hakkama, ja soovite, et nad oleksid teadlikud sellest, mis võib takistada projekti edukat elluviimist. Riskijuhtimiskava on selle saavutamiseks suurepärane vahend.

Ja arva ära mis? Alustamine on tõesti lihtne.

Projekti riskihaldus on lihtne viieastmeline protsess. Ärgem tehkem seda keerukamaks, kui see peab olema. Sellega saate alustada juba täna, valmistuda seda järgmisel koosolekul arutada ja lasta see lõpetada, kui keegi kirjutab protokolli.

5-astmeline riskijuhtimisprotsess

Nagu projektijuhtimise nii paljudes osades, on ka riskijuhtimine protsess. Viis sammu on järgmised:

1. Algatada
2. Nimetage
3. Hinnake
4. Plaani vastused
5. Rakendama

Kui need mõisted ei tähenda teile praegu palju, siis pidage sellest kinni - ma selgitan seda kõike.

1. samm: algatage

Esiteks soovite projektijuhtimiskeskkonnas seada oma riskijuhtimise konteksti.

Tõenäoliselt pole siin vaja teha kohutavalt palju tööd, sest keegi teie ettevõttest on juba ette valmistanud ettevõtte riskipoliitika ja kõik, mida peate tegema, on selle leidmine. See selgitab ettevõtte lähenemisviisi riskidele ja võib isegi anda teile vajalikud mallid. Mallid säästavad alati tööd, nii et pöörake tähelepanu ka neile!

Isegi kui teil pole ettevõtte riskipoliitikat, võib kellelgi teisel, kes teie kõrval projekte haldab, olla projektiriski juhtimise kava, mille saate kopeerida. Miks ratas uuesti leiutada? Dokumentide taaskasutamine on kohustuslik, kui soovite aega kokku hoida ja rohkem ära teha.

Kasutage seda, mida olete teada saanud, et koostada oma projekti jaoks riskijuhtimiskava. See on osa teie üldisest projektijuhtimiskavast ja räägib sellest, kuidas kavatsete oma projektiga seotud riskide juhtimisele läheneda.

Kui te ei tea, mida selle sisse panna, lugege edasi! Järgmised sammud annavad teile parema ülevaate sellest, millest oma riskijuhtimiskavas rääkida.

See parandab enesekindlust: Saate näidata oma juhile, et teil on lähenemisviis projekti ebakindlusega toimetulemiseks ja et kavatsete aktiivselt riske juhtida.

2. samm: tuvastage

Kui teil on lähenemisviis välja toodud, võite hakata sellega tegelema.

Nüüd määratlete riskid, mis mõjutavad teie projekti. See on vaid ajaline pilt ja teie riskiregister on midagi, mida soovite ikka ja jälle tagasi tulla, et ka sinna midagi uut panna.

Riske saate tuvastada tavaliste riskide kontrollnimekirja abil, küsitledes projekti sidusrühmi (eriti raskeid sidusrühmi, kuna neil on üldiselt palju öelda, mis võib valesti minna), ajurünnakuid ja kasutades oma mõistust.

Otsite asju, mis võivad probleeme tekitada, kui need kunagi aset leiaksid. (Pidage meeles, et riske pole veel juhtunud. Projektiga seotud probleemid on juba juhtunud.)

Vaatamata sellele, mida teete, peaksite kindlasti kaasama ka teisi inimesi. Ainuüksi teil ei ole kogu pilti ja lõpuks jäävad asjad puudu.

Riske saab ja peaks igaüks ise tuvastama. Projektijuhina on teie ülesanne julgustada oma kolleege endaga riske tõstma, et meeskonnana saaksite nende heaks midagi ära teha.

Kõik tuvastatud riskid tuleks registreerida riskiregistris. Kui teil on meeskonnas projekti koordinaator või projekti tugiisik, saavad nad seda teha. Vastasel juhul on see osa teie tehtavatest haldusülesannetest.

See parandab enesekindlust: Tõestamine, et olete teadlik peamistest riskidest, mis võivad teie projekti mõjutada, ja et teil on olemas vahendid, et pidevalt uutest riskidest teadlik olla.

3. samm: hinnake

Seejärel hinnatakse riskide tõenäosust ja mõju. Riski hindamisel mõelge, kui tõenäoline see on, kui palju selle käitlemine maksaks ja kui palju aega see tõenäoliselt teie projekti ajajoonele lisaks.

Järgmise abinõuna võite hinnata ka lähedust, mis tähendab, kui lähedal on tõenäoline oht. Suure lähedusega oht võib tekkida varsti. Väikese lähedusega risk võib mingil hetkel kauges tulevikus aset leida. See võib anda teile veel ühe teguri oma aja ja energia tähtsuse seadmiseks riskidega tegelemisel.

See parandab enesekindlust: Selle tagamine, et teie mänedžeril on kõigil meeskonna liikmetel selge ettekujutus sellest, mis juhtuks, kui mõni neist riskidest realiseerub.

4. samm: vastuste kavandamine

Nüüd jõuame teie riskijuhtimiskava lihava osani. Selles etapis saate teada, kuidas juhtida riski, tuues välja asjakohase vastuse.

Me teeme seda seetõttu, et siiani on kõik teie käsutuses olnud nimekiri sellest, mis võib juhtuda, et teie projekt tulevikus suunatakse, ja kui suur tehing see oleks. Mida teie juhataja järgmisena teada tahab: Mida te sellega ette võtate?

Üldiselt on projekti riski käsitlemiseks ja haldamiseks neli asja, mida saate teha. Nemad on:

• Vältige: astuge samme selle tulemuse tekkimise vältimiseks.
• Üleandmine: nihutage vastutus teisele poolele, näiteks kindlustuspoliisiga.
• Leevendada: võtke meetmeid probleemi mõju vähendamiseks, kui see ilmneb.
• Nõustuge: mõistke, et võib tekkida riskantne tulemus, ja ärge võtke oma meeskonna nõusolekul selle vältimiseks midagi ette.

Mõnel riskil võib olla positiivne tulemus. Näiteks on oht, et müüte nii palju uut toodet, et hävitate telefoniliinid. See oleks kena probleem, kuid see on siiski oht, mida peaksite kavandama.

Positiivse riski juhtumiseks saab valmistuda mitmel viisil, sealhulgas:

• Kasutage ära: tehke kõik endast olenev, et veenduda selle tulemuse saavutamises, et saaksite kasu saada.
• Jaga: positiivse riski tõenäosuse suurendamiseks tehke koostööd teise kolleegi või ettevõttega.
• Parandamine: mõjutage tegureid, mis võivad positiivsele tulemusele kaasa aidata, ja proovige veelgi rohkem kasu saada.
• Nõus: teadvustage positiivse riski võimalust ja ärge tehke midagi.

Peate välja mõtlema, milline reageerimisstrateegia on teie registris sisalduva iga riski jaoks parim. Näiteks võite otsustada, et tehase katuse varisemisoht on asi, millega lihtsalt nõustute, kuna seda tõenäoliselt ei juhtu. Oht, et toidumürgitus võtab ära poole teie tööjõust, on siiski asi, mida kavatsete kogu toitlustuspersonali ümberõppe kaudu aktiivselt leevendada. Kui see on varem juhtunud ja on tegelikult üsna tõenäoline, kui te midagi ette ei võta, siis soovite seda riski leevendada.

Kui vastus on kindlaks tehtud ja kokku lepitud, võib riskide juhtimise tegevuskava elluviimiseks määrata riskide omanikud. Teisisõnu, peate kedagi vastutama selle eest, et ta näeb läbi plaanis kokku lepitud ülesanded.

See parandab enesekindlust: Näita oma juhile, et oled kaalunud, mida teha nende asjadega, mis võivad sinu projektile probleeme tekitada, ja et paned paika plaanid projekti ebakindluse ja riski vähendamiseks.

5. samm: rakendage

Teie riskijuhtimiskava peaks nüüd sisaldama seda, kes vastutab iga riskiga seotud riskide vähendamise tegevuste eest. Nüüd peaksid nad need ülesanded läbi töötama, et saaksite avatud riske aktiivselt juhtida.

See parandab enesekindlust: Tõestades, et teie ja teie projektimeeskond saate jälgida, mida te ütlesite, teeksite. Aruandes saavutatust ja riskidest, mida olete maandanud, näitab see teie juhtimismeeskonnale, et kavatsete oma projekti tulevikukindlusele probleemide vastu järele anda ja teha seda, mida on vaja.

Kui risk on möödunud - kui see pole enam asjakohane, kuna see on juhtunud või ei saa enam aset leida -, saate selle oma riskiregistrist sulgeda.

Selle projekti riskijuhtimiskava paika panemine võib teid teistest juhtidest eristada. Teie enda bossil on tõendeid selle kohta, et suudate strateegiliselt ja loovalt mõelda sellele, mis võib põhjustada teie projekti lahtisaamise, ja - mis kõige tähtsam - midagi selle nimel teha. Olete inimene, kes tegeleb aktiivselt probleemidega enne nende tekkimist, pühib teetõkked ja on kõigeks valmis!

Projektiriski juhtimisel hea osutumine on kindel viis, kuidas juhtkond peab teda turvaliseks kätepaariks. Projektiriski eduka juhtimise alustamiseks pole vaja palju kogemusi ega sertifikaate (kuigi riskijuhtimise ametlik kvalifikatsioon on olemas). See lihtne viieastmeline protsess tähendab peagi seda, et projekti riskijuhtimine on põimitud teie projekti plaanidesse.