Projektijuhtimismeeskonna vastutuse näpunäited

Sisu

• Aadressi vastutus Kickoffi koosolekul
• Tõstke esile ülesannete seotus
• Hankige avalikke kohustusi tegevusobjektide osas
• Tegevusüksuste avalikud järelmeetmed
• Halb jõudlus
• Esildage jõudlusprobleeme, kui see on vajalik

Aruandekohustus, mis on iga projekti õnnestumise jaoks kriitilise tähtsusega, ei tähenda, et projektijuht peab asjade käitamiseks lapsehoidjaid, mikromajandusettevõtteid või brünetti pidama. Selline taktika põhjustab projektijuhi suhtes sageli tülisid ja vaenulikkust. Selle asemel, et olla ainus inimene, kes vastutab inimeste eest, on projektijuhi parem lähenemisviis kogu meeskonna volitamine projekti vastutust toetama. Siin on kuus viisi, kuidas projekti vastutust lisada:

Aadressi vastutus Kickoffi koosolekul

Projekti käivituskoosolek on aeg, et projekti meeskond projektist vaimustuses oleks ja projekti ootamisele püstitataks. Esmajärjekorras vastutuse seadmine projekti aluspõhimõttena on kriitiline.

Alguskoosolekul teevad projekti sponsor ja projektijuht oma ootused selgeks. Projekti sponsor märgib, kuidas nad peavad projektijuhti vastutavaks ja kuidas projektijuht vastutab kõigi teiste eest.

Vastutus ei piirdu sellega. Nendele punktidele tuginedes annab projektijuht meeskonna liikmetele teada, et nad ootavad, et nad vastutavad ka projektijuhi eest. Projektijuht märgib ka seda, kuidas nad loodavad, et meeskonnaliikmed peavad vastastikku vastutust kandma. Üksteise kutsumist julgustatakse, kui kõik meeskonnaliikmed säilitavad teiste suhtes professionaalsuse ja austuse.

Need avaldused loovad selge vastutussüsteemi. Projektijuht vastutab projekti edu eest lõplikult, kuid edu saavutamiseks eeldab projektijuht, et kõik oleksid vastutustundlikud ja vastutavad üksteise eest.

Tõstke esile ülesannete seotus

Projektid hõlmavad peaaegu alati üksteisest sõltuvaid ülesandeid. Projekti õnnestumiseks peavad mõned asjad toimuma järjest. Kuna projektijuht kehtestab meeskonnale projekti üksikasjad, peaks projektijuht kavatsusega esile tooma, kuidas ülesanded ristuvad.

Mõnikord töötavad ülesanded samaaegselt. See võib juhtuda vajaduse tõttu või tõhususe huvides. Pärast tööülesannete täitmist võetakse nende töötooted kasutusele järgmises ülesandes. Vastutusstruktuur toimib nagu ülaltoodud näites. Järgneva ülesande täitjad vastutavad eelmiste ülesannetega töötavate inimeste eest.

Projektijuht näitab meeskonna liikmetele, kuidas ülesanded on üksteisega seotud ja kuidas iga meeskonnaliige peab tegema head tööd teiste meeskonnaliikmete heaks, stimuleerib projektijuht meeskonnaliikmeid, kes vastutavad üksteise eest.

Kui üks meeskonnaliige ei saa ülesannet alustada enne, kui teine ​​meeskonnaliige on oma ülesande lõpetanud, tunneb ülalpeetav meeskonnaliige teise meeskonnaliikme edukuse vastu huvi ja peab seda meeskonnaliiget vastutavaks õigeaegse ja kvaliteetse soorituse eest.

Hankige avalikke kohustusi tegevusobjektide osas

Üks põhjus, miks projektijuhid meeskonnakoosolekuid peavad, on järgmiste sammude kindlaksmääramine projekti edenemise põhjal. Võimaluse korral peaksid asjad kulgema plaanipäraselt, kuid kui ilmnevad ootamatud probleemid, tuleb neid käsitleda.

Pole tähtis, kes on nõus asja lahendama, meeskonna liige, kes võtab ülesande vastu, projektijuht peaks dokumenteerima, mida teha ja millal see peaks olema lõpule viidud.

Seejärel tuleks tegevusüksus lisada koosoleku märkustesse või toimingute üksuste logisse. Erinevad projektijuhtimise filosoofiad teevad seda erinevalt. Peamine on tegevusüksuste üleskirjutamine edaspidiseks kasutamiseks.

Tegevusüksuste avalikud järelmeetmed

Kui meeskonna liikmed võtavad endale kohustusi, peab kogu meeskond olema võimeline lootma, et ülesanne täidetakse. Nende kohustuste kirjutamine on tore, kuid ülesanded tuleb täita.

Kuna ülesanded on määratud, peaks projektijuht jälgima, kas meeskonna liikmed peavad kinni oma sõnadest. Parim osa vastutuse jagamisel on see, et projektijuhid ei pea olema pahad.

Kui projektijuht on loonud vastutuse õhkkonna, ei ole projektijuhil vaja kedagi, kes seda ei järgi, lavastada. Grupi dünaamika hoolitseb olukorra eest. Kaaslaste surve võib positiivselt toimida. Projektijuht peab lihtsalt tähelepanu juhtima tegevusobjektile ja laskma vastutaval isikul rääkida.

Aeg-ajalt võib projektijuhil tekkida vajadus küsida sondküsimusi selle kohta, miks kohustust ei täidetud, kuid tavaliselt võtab vastutav isik teada vigu, valearvestusi või tõkkeid ning võtab uue kohustuse täita algne toiming ja võib-olla leppida etenduse mis tahes aegumise eest.

Halb jõudlus

Projekti meeskonna liikme kehvad tulemused on probleem, millega projektijuhid peavad tegelema kiiresti ja diplomaatiliselt. Kui teised projektimeeskonna liikmed näevad, et halbu tulemusi lubatakse taluda, kahaneb nende motivatsioon ja nende töötulemused tõenäoliselt vähenevad.

Projektijuhid ei saa aga olla halvad esinejad, kes ei vasta ootustele. See on tasakaal asjade kiire käitlemise ja inimliku käitlemise vahel.

Kehv esitus ei kao iseenesest. Ei saa lubada, et nad venivad, kuid projektijuhid peavad andma kehvadele tegijatele aega oma käitumise parandamiseks, kui neile on tähelepanu juhitud.

Esildage jõudlusprobleeme, kui see on vajalik

Kui halva jõudlusega üks-ühega toimetulek ei õnnestu, peab projektijuht edastama selle küsimuse meeskonnaliikme ülemusele. Kui see ei õnnestu, võib juhtuda, et projekti sponsor peab sekkuma.

Enne küsimuse eskaleerimist projekti sponsorile peaks projektijuht kasutama kõiki muid võimalusi. Halva tulemuse korral peaks projektijuht olema konkreetselt projekti sponsoriga ja andma soovitusi probleemi lahendamiseks.

Kui projektijuht soovib, et meeskonnaliiget nõustaks näiteks teise liini juht, peaks projektijuht seda ütlema. Kui projektijuht soovib, et meeskonnaliige asendataks, peaks projektijuht sellise taotluse esitama. Projektijuht peaks pakkuma võimalusi ja tooma välja iga valiku plussid ja miinused.