Kuidas kirjutada professionaalset e-posti

Sisu

• 1. Kas minu sõnumis on vead?
• 2. Mida minu e-posti aadress minu kohta ütleb?
• 3. Kas välja "Kellele" nimi ja e-posti aadress on õiged?
• 4. Kas ma olen adressaadi poole pöördumiseks kasutanud õiget pealkirja?
• 5. Kas minu toon edastab mu sõnumit hästi?
• 6. Kas minu sõnum on lihtne, kuid mitte salajane?
• 7. Kas ma olen lisanud tellimata manuseid?

 

Inimesed on juba aastaid ennustanud e-posti hääbumist. Ehkki on tõsi, kasutame oma sõpradega vestlemiseks või kolleegidele kiirsõnumite saatmiseks ka muid suhtlusvorme, näiteks tekstisõnumeid ja sotsiaalmeediat, kuid siiski kasutame meili, eriti tööalase suhtluse jaoks. See on ka esmane kontaktvahend töökohale kandideerimisel. Sama oluline on kunagi varem osata kirjutada professionaalset meilisõnumit.

E-post võib olla teie esimene kokkupuutepunkt kellegagi ja seetõttu on see teie esimene võimalus mulje avaldamiseks. Olge oma sõnumite koostamisel väga ettevaatlik. Enne kui saadate teate, vastake neile 7 küsimusele.

1. Kas minu sõnumis on vead?

Oma e-posti vigade kontrollimine on kõige olulisem, mida saate enne selle saatmist teha. Vale õigekiri ja halb grammatika panevad teid hoolimatuna tunduma. See on vastuolus muljega, mille proovite jätta, eriti kui kandideerite tööle.

Korrektuuri kuni olete kindel, et olete kõik kirja- ja grammatilised vead ning ka kirjavigu kirja saanud. Grammarly.com-il on tasuta abivahendeid, sealhulgas Chrome'i brauseri laiendust, mis aitavad teid selles aidata.

2. Mida minu e-posti aadress minu kohta ütleb?

Teie töökoha e-posti aadress - mida muide ei tohiks te kunagi tööotsimiseks kasutada - on tõenäoliselt väga sirgjooneline. Tõenäoliselt on see teie nime mõni variant. Võib-olla olete isikliku e-posti aadressi jaoks valinud vähem ärilaadse aadressi. Soovituslik, lapsik või armas aadress sobib, kui kasutate seda ainult sõpradele ja perekonnale sõnumite saatmiseks, kuid kui peate kirjutama ametialase e-kirja, registreeruge uuele kontole, mis edastab professionaalsust.

Seadistage e-posti aadress, mis kasutab teie tegelikku nime. Proovige oma ees- ja perekonnanime; oma eesnimi, keskmine alg- ja perekonnanimi; või nende kombinatsioon. Ärge kunagi saatke oma professionaalset e-posti aadressil [email protected].

3. Kas välja "Kellele" nimi ja e-posti aadress on õiged?

Kui hakkate adressaadi nime väljale "Saaja" kirjutama, täidab enamik e-posti kliente ülejäänud nime ühega oma kontaktidest. Sellel väljal võib kergesti olla vale nimi, nii et pöörake sellele kindlasti tähelepanu.

Kujutage ette, millised probleemid võivad tekkida, kui saadate kogemata valele adressaadile meili. Oletame, et otsite tööd, kui töötate endiselt. Potentsiaalse tööandja juures töötaval rendijuhil võiks olla nimi, mis algab sama tähega kui teie praeguse ülemuse nimi. Kui piinlik oleks, kui saadaksite oma ülemusele selle töölevõtmise juhile mõeldud sõnumi? Soovite mitte ainult veenduda, et teie kiri jõuab soovitud sihtkohta, vaid soovite olla kindel, et see ei jõua tahtmatu sõnumini.

4. Kas ma olen adressaadi poole pöördumiseks kasutanud õiget pealkirja?

Kui olete juba eesnime alusel selle inimesega, kellele saadate e-kirja, on sobilik neile oma sõnumis adresseerida. Kui aga see on teie esimene kord, kui kellegagi suhelda või kui te pole kindel, kuidas tema poole eelistatakse, eelistatakse kasutada ametlikku pealkirja nagu hr., Pr., Proua või dr. Ja saaja viimast. nimi.

Eksige alati ettevaatusega. See ei saa haiget olla formaalne. Vihje saamiseks selle kohta, kuidas keegi, kellega teil on juba loodud suhted, eelistab teie poole pöördumist, vaadake tagasi eelnevatele sõnumitele, et näha, kuidas neile alla kirjutatakse. See aitab teil otsustada, mida teha.

5. Kas minu toon edastab mu sõnumit hästi?

Nagu öeldakse: "Asi pole selles, mida te ütlete, vaid selles, kuidas te seda ütlete." Kui räägite kellegagi näost näkku, saate oma sõnadele täiendava tähenduse andmiseks tugineda intonatsioonile, kehakeelele ja näoilmele.

Kui proovite sama sõnumit kirjalikult edastada, on rohkem arusaamatusi, sest lugeja ei näe teie nägu, ei saa lugeda teie kehakeelt ega kuule teie häält. Veenduge, et teie sõnum oleks viisakas ja kõlaks sõbralikult ning et teie kavandatud mõte oleks selge.

6. Kas minu sõnum on lihtne, kuid mitte salajane?

Kui hoiate oma sõnumid lühikestena ja armsatena, on neist lihtsam aru saada. Samal ajal ei tohiks te midagi olulist välja jätta. Te ei soovi sundida oma e-kirja saajat arvama, mida proovite öelda. Teie sõnum peaks olema võimalikult täpne, kuid sisaldama kogu vajalikku teavet.

7. Kas ma olen lisanud tellimata manuseid?

Paljud inimesed keelduvad e-posti manuste avamisest, mida nad ei oota. Neil on õigus seda vältida. Nendes manustes edastatakse sageli arvutiviiruseid. Kui soovite saata kellelegi faili, näiteks oma CV, küsige kõigepealt vastuvõtjalt tema luba. Saatke see ainult siis, kui ta ütleb, et see on korras.