Millist teavet säilitatakse töötajate haigusloos?
Sisu
Töötaja meditsiiniline toimik on hoidla kõige jaoks, mis on seotud tervisega, tervisega seotud hüvedega, töötaja tervisega seotud puhkusega ning töötaja jaoks hüvitiste valiku ja katvusega. Tööandja peab tervisekontrolli toimikut iga töötaja kohta eraldi. Nende failide sisu ei segata kunagi ühegi teise töötajaga, näiteks personalitoimikuga.
Kuna meditsiiniline toimik sisaldab tundlikku ja konfidentsiaalset teavet, peab see asuma turvalises, lukustatud ja juurdepääsematus kohas. Samuti peaks lukustama toimiku kapp, kus hoitakse töötajate tervisekontrolli toimikuid, ja personalitöötajatel peaksid olema ainult võtmed. Juurdepääs töötajate meditsiinilistele toimikutele on piiratud ainult personalitöötajatega.
1996. aasta ravikindlustuse kaasaskantavuse ja vastutuse seadus (HIPAA) kohustab tööandjaid kaitsma töötajate tervisekontrolli andmeid konfidentsiaalsena; tervisekaarte tuleks säilitada eraldi ja muudest äridokumentidest eraldi. Ärge kunagi säilitage töötaja tervisekaarte töötaja üldises personalitoimikus.
Teabe konfidentsiaalsuse tõttu tuleb kirjed eraldada failidest, millele töötajatel, näiteks järelevaatajatel või halduritel on juurdepääs. (Tegelikult on see soovitatav ka personalitoimikute puhul üldiselt - võimaldage juurdepääs ainult personalitöötajatele.)
Töötaja meditsiinilise toimiku sisu
Need on üksused, mida tuleks töötaja tervisekontrolli toimikus ohutult hoida. Kahtluse korral eksitage oma töötajate meditsiiniliselt seotud teabe kaitsmise poolel.
- Ravikindlustuse taotlused ja vormid
- Elukindlustuse taotlused ja vormid
- Määratud teave abisaaja kohta
- Taotlused muude töötajate hüvitiste saamiseks, mis võivad nõuda meditsiinilist teavet, näiteks nägemiskindlustus
- Tasuliste või tasustamata haiguslehtede taotlused
- Peremeditsiini ja puhkuse seaduse (FMLA) aruanded ning nendega seotud rakendused ja paberimajandus
- Arsti allkirjastatud FMLA paberimajandus
- Dokumentatsioon pereliikme või lapse haiguste kohta, kelle jaoks taotlete FMLA aega pideva hoolduse pakkumiseks
- Meditsiiniliselt seotud puhkuse dokumentatsioon töötajatele, kes ei sobi FMLA töölt vaba aja hulka
- Arsti läbivaatused, märkmed, kirjavahetus ja soovitused
- Meditsiinilised vabandused arstilt puudumise või viivituse tõttu
- Meditsiinilised tööpiirangud koos soovitava arsti dokumentidega
- Õnnetuste ja vigastuste aruanded, sealhulgas OSHA-ga nõutavad dokumendid
- Töötajate hüvitisteated vigastuste või haiguste kohta
- Mis tahes muu vorm või dokument, mis sisaldab isiklikku meditsiinilist teavet töötaja kohta
Kui hoiate neid faile konfidentsiaalsena, usaldavad töötajad teid ja te aitate seaduse vaimu ja olulisust.
Pange tähele, et esitatud teabe õigsuse ja õigsuse tagamine on küll autoriteetne. Seda saiti loeb kogu maailm ning tööhõive seadused ja määrused on riigiti ja riigiti erinevad. Veenduge, et teie juriidiline tõlgendus ja otsused vastavad teie asukohale, pöörduge õigusabi või riigi, föderaalse või rahvusvahelise valitsuse ressursside poole. See teave on juhiste, ideede ja abi saamiseks.
