Koosolekute korraldamise praktikad aitavad tootlikkust parandada

Sisu

• Koosoleku korraldamise võti - stend PAT
• Alustage oma koosolekuid õigel ajal
• Hoidke koosolek teemal
• Hoidke ja levitage koosoleku märkmeid / protokolle
• Alumine rida

Me veedame suure osa oma tööelust koosolekutel. Paljudel juhtudel põhjustab kehv koosolekute haldamise tava osalejate aja ebaproduktiivset kasutamist. Sellega seotud artiklis pakume juhiseid viie ühise kohtumisstsenaariumi muutmiseks produktiivseteks sündmusteks. Siin on täiendavad ideed kohtumiste kasulikkuse, produktiivsuse ja mõju tugevdamise toetamiseks.

Koosoleku korraldamise võti - stend PAT

Mõned juhid võtavad tööle P.A.T. kohtumistele lähenemine, mis nõuab a Lkurpose, an Agenda ja a Timeframe. Osalejate relvastamine nende kriitiliste kontekstipunktidega enne istungjärku tagab, et inimesed on valmis osalema ja toetavad koosoleku üldist kavatsust. Selge P.A.T. ülevaade aitab tagada produktiivse seansi.

Te peaksite suutma määratleda koosoleku eesmärgi maksimaalselt ühe või kahe lausega. "Selle koosoleku eesmärk on kavandada uus turunduskampaania" või "see kohtumine on mõeldud laevanduse uue poliitika tagastamise käsitlemiseks üle vaatamiseks". Eesmärk aitab tagada, et kõik teaksid, miks nad seal asuvad, mida on vaja teha ja kuidas suunata edusamme ning jõuda järeldusele.

Määrake päevakava. Loetlege üksused, mida kavatsete üle vaadata / arutada / kontrollida. Meile meeldib igale päevakorrapunktile määrata tähtaeg (vt allpool) ja selgitada välja isik, kes vastutab arutelu modereerimise eest. Määrake ajakava; vähemalt määrake algus- ja lõpuaeg. Samuti soovitame igale päevakorrapunktile kehtestada kestus. Need peaksid kokku kuuluma kogu koosoleku ajakavasse.

Alustage oma koosolekuid õigel ajal

Kui töötate ühes neist kultuuridest, kus inimesed segavad kohtumisi lõpuni kuni viis või kümme minutit pärast kavandatud algusaega, on aeg alustada uut trendi. Üks ettevõte julgustab oma juhte ukse kavandatud algusajal sulgema ning hilinenud pole osalema oodatud. Ehkki see võib olla dramaatilisem, kui soovite tegutseda, ei tohiks teil olla kohtumise korrale toomise, eesmärgi ülevaatamise ning ootuste ja ajakava kinnitamise oskusi.

Ärge oodake, kui stragglers ilmub. Kui keegi saabub hilja, ärge minge tagasi ja vaadake üle, mis on juba kaetud. Jätkake oma koosoleku teemadega. See on piinliku jaoks ebamugav ja parandab tõenäosust, et ta saabub järgmisel koosolekul õigeaegselt.

Kui koosoleku korraldaja / sponsor ei ilmu õigeaegselt kohale, kaaluge koosoleku tühistamist ja minge tagasi tööle. Viis kuni seitse minutit ooteaega on mõistlik. Koefitsiendid on see, et kohtumise korraldaja sattus ootamatutesse raskustesse ja eelistaks, et te ei raiskaks aega tema ootamisele.

Hoidke koosolek teemal

Hea tava on anda kellelegi roll hoida kõik koosoleku ajal kursis. Liiga sageli triivivad arutelud ja lagunevad seejärel arvamuste, ideede, faktide ja emotsioonide keeriseks. Selle asemel määrake roll ja teavitage kõiki kohalviibijaid, et see inimene sekkub, kui ja millal arutelu eemaldub päevakorrast ja konkreetsest arutelupunktist. Mõnes ettevõttes viidatakse sellele rollile kui "Traffic Cope", teistes "Topic Keeper". Sõltumata etiketist on see roll teie kohtumiste tõhususe ja produktiivsuse tugevdamisel äärmiselt kasulik.

Kui tekivad lisateemad, mis on päevakorrast väljas, kuid mida on oluline arutada, tuleks need selgelt kajastada ja paigutada parklasse edaspidiseks arutamiseks või arutamiseks või diskreetseks kohtumiseks. Koosoleku omanik jätab endale õiguse lubada väikeseid lahkarvamusi, kui see toetab koosoleku üldist eesmärki.

Hoidke ja levitage koosoleku märkmeid / protokolle

Keegi, välja arvatud koosoleku korraldaja, peaks pidama koosoleku protokolli. Protokollide hea salvestus sisaldab järgmist:

• Koosoleku aeg, kuupäev, koht
• Eesmärgi kirjeldus
• Päevakorra koopia
• Kohalviibijate nimekiri ja nimekiri neist, kes ei osalenud
• Järelduste, meetmete punktide, vastutuse ja valmimise kuupäevade üksikasjalik kokkuvõte. Paljud märkmikud kasutavad päevakorda järelduste ja tegevuste loetlemiseks.
• Planeeritud järelkohtumine, kui seda tõesti vaja on.

Ideaalis jagage koosolekuteatised nii kiiresti kui võimalik pärast koosoleku lõppemist ja kindlasti ühe tööpäeva jooksul. Protokollid ja märkmed on oluliseks meeldetuletuseks osalejatele, samuti teabeallikaks teistele sidusrühmadele või neile, kes kohtumisest ilma jäid. Protokollid on suurepärane vahend, mille abil tuletada inimestele ja meeskondadele meelde nende pühendunud järelmeetmeid.

Alumine rida

Võimalik, et kohtumine annab positiivse tulemuse, aidates projekte ja inimesi edasi suunata, lihtsalt ärge lootke sellele. Teatud hoolsus ja kohtumiste juhtimise tehnika tahtlik tugevdamine parandab teie võimalusi suurepärase tulemuse saavutamiseks.