Kontori abistajate oskuste loetelu ja vastutus
Sisu
Kontori assistendi ametikohti (sarnaselt isiklike abistajatega) võib leida kõigis tööstusharudes ja neil on üsna suur oskuste komplekt. Kontori assistendid on mõnikord tuntud kui sekretärid või administratiivsed assistendid, kuid nemad abistavad kontori toimimist. Kas kontor kuulub advokaadibüroole, meditsiinipraktikale, haridusasutusele või korporatsioonile, vajadused on sarnased; keegi peab kontorit kasutavate inimeste nimel arhiivima, ajakavasid pidama ja tavapärase suhtluse eest hoolitsema. Et keegi võiks olla sina.
Kontoriassistendi töökohustused
Kui kontoriassistendi ametikohad on üldiselt üksteisega sarnased, on töö siiski varieeruv - see varieerub päeviti, mitte kontoris. Täna võiksite tegutseda administraatorina, homme võib-olla peate printerit parandama ja ülejärgmisel päeval peate kogu arhiivikapi viima 21. sajandisse. Edu saavutamiseks on vaja väga laia oskuste komplekti.
Kontoriassistendid on ärimaailma suuremate laulmata kangelaste hulgas, sest kui teete oma tööd õigesti, ei pane keegi tähele - kontor näib end olevat juhtiv. Kuid mõned inimesed naudivad kiiret, samas paindlikku tööd, tunne, et olete kõige keskmes. Ja hea sekretär võib ikkagi tööd leida peaaegu kõikjal ja ükskõik millises organisatsioonis.
Kuidas oskusloendeid kasutada
Neid oskuste loendeid saate kasutada kogu tööotsimisprotsessi vältel. Esiteks toimivad nende oskuste nimed märksõnadena, seega kasutage oma CV kirjutamisel nii palju kui võimalik. Ärge usaldage juhendajate palkamist, et aru saada, et teil on seda, mida nad tahavad, öelge neile otse.
Teiseks võite samu märksõnu kasutada kaaskirjas. Keskenduge konkreetselt neile, kellest teie tulevane tööandja kõige rohkem hoolib. Peate oma uurimistööd tegema, sest kuigi kontoriassistendi töökohad on sageli sarnased, erinevad juhendajate palkamine nende prioriteetide järgi. Töö kirjeldus sisaldab tõenäoliselt vajalike oskuste loetelu. Pöörake sellele tähelepanu.
Lõpuks saate seda vestlust kasutada oma intervjuu kavandamiseks. Veenduge, et oleksite valmis vähemalt ühe näite selleks ajaks, kui demonstreerite oskusi igast siin loetletud kategooriast.
Samuti võib see aidata üle vaadata meie oskuste loetelud, mis on loetletud töö ja oskustüüpide kaupa.
Parimad kontoriassistendi oskused
Suuline suhtlemisoskus: Suhtlemine on kontoriassistendi kriitiline pehme oskus. Peate suhtlema oma juhendaja, kontoritöötajate, abistatavate spetsialistide ja võib-olla sama organisatsiooni teiste kontorite klientide või inimestega. Te töötate kõik meeskonnana ja olete selle peamine suhtluskeskus. Iga päev peate olema rõõmsameelne, abivalmis, informeeritud, selgelt väljendunud ja hea kuulaja.
- Vasta telefonidele
- Kliendisuhted
- Suhtlus
- Telefonikõnede suunamine
- Sõnumi võtmine
- Telefonikõnede marsruutimine
- Jaotuskilp
- Telefon
- Verbaalne kommunikatsioon
Kirjalik suhtlemisoskus: Enamik kontoriassistendid kirjutavad palju. Nad võivad kirjutada memosid, täita vorme või mustandkirju või e-kirju. Mõni loob sisu ettevõtte veebisaidile või redigeerib teksti teistele. Selge, professionaalne kirjalik suhtlus on kohustuslik.
- Kirjavahetus
- E-post
- Postitused
- Tippimine
- Sõnatöötlus
- Kirjalik teatis
Sõbralikkus: Kontori assistent võib olla esimene inimene, keda klient kontorisse sisenedes näeb. Kui kontori peamine töötaja juhtub hetkel väljas olema, võib kontoriassistent olla ainus inimene, kellega külastaja suhelda saab. Peate olema valmis tervitama kõiki külastajaid naeratuse ja lahke sõnaga ning aitama neil kõik, mida vaja, niipalju kui saate. Seega on häid inimestevahelisi oskusi vaja.
- Kasutajatugi
- Külastajate suunamine
- Paindlik
- Sõbralik
- Tervita külalisi
- Inimestevaheline
- Positiivne suhtumine
- Töökindlus
- Tere külalised
Tehnoloogiaoskused: Vanasti tegid sekretärid palju trükkimist. Ajad on muutunud ja ka tehnoloogia on muutunud, kuid kontoriassistendid võivad siiski oodata, et veedavad palju aega klaviatuuri ees. Kirjutusmasina asemel peate teadma mitmesuguseid tarkvararakendusi. Samuti ei tee haiget teadmine, kuidas kergetehnoloogilisi tugiteenuseid osutada ja kuidas sujuvalt printerit parandada.
- Arvuti
- Excel
- Internet
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- Tehnoloogia
Organisatsioon: Kontori assistendid peavad olema väga organiseeritud, et nende paljude ülesannetega tõhusalt toime tulla. Peate aitama hoida ka teisi inimesi korrastatuna, alates kalendrite pidamisest kuni kontori korrashoidmiseni.
- Administratiivne tugi
- Ametisse nimetamine
- Arved
- Kalendrid
- Vaimulik
- Andmesisestus
- Posti kättetoimetamine
- Elektrooniline esitamine
- Kulude aruanded
- Esitamine
- Vastuvõtu toimingud
- Rahakäitlemine
- Kontorikohustused
- Kontoritehnika
- Kontoritarvete inventar
- Kontoritarbed
- Kontori tugi
- Organisatsioon
- Paberimajandus
- Kohaletoimetamine
Probleemilahendusoskused: Probleemilahendus või kriitilise mõtlemise oskus on oluline iga kontoriassistendi jaoks, kuna sageli olete inimene, kellega teised küsimuste või probleemidega kokku puutuvad.
- Kontoritegevuse koordineerimine
- Koosolekud
- Probleemilahendusoskused
- Vasta järelepärimistele
- Planeerimine
- Kõnede sõelumine ja suunamine
- Arvutustabelid
- Meeskonnatöö
- Aja planeerimine
- Reisikorraldus
