Põhiline projektijuhtimine 101

Sisu

• Mis on projektijuhtimine?
• Projekti elemendid
• Kõige olulisem element: reguleerimisala
• Ressursid
• Aeg
• Raha
• Projektijuhtimine on kunst ja teadus

Projektijuhtimine on eduka ettevõtte üks kriitilisemaid komponente. See mõjutab tulusid ja kohustusi ning lõppkokkuvõttes on see seotud kliendi või kliendi rahulolu ja hoidmisega. Teie ettevõttel võib korraga olla ainult üks projekt, samas kui teised suuremad ettevõtted ja üksused võivad mitu projekti korraga žongleerida. Oma olemuselt on projektid ajutised.

Projektid on vahendid eesmärgi saavutamiseks ja lõpuks see eesmärk ka saavutatakse. Teie ettevõte võib liikuda mõne teise projekti juurde ... või mitte. See võis olla ühekordne eesmärk.

Projektid põhjustavad kasvavat vajadust tööjõu järele. Projektijuhtimisinstituudi hinnangul lisandub perioodil 2010–2020 kogu maailmas rohkem kui 15 miljonit uut projektijuhtimise ametikohta.

Mis on projektijuhtimine?

Projektijuhtimine ei ole kogu teie ettevõtte tegevus. See on lihtsalt üks segment, täpsustatud projekt koos üksikasjaliku plaaniga, kuidas teie ja teie ettevõte kavatsete seda eesmärki saavutada. See on sammhaaval koostatud plaan, millest igaüks on sama oluline kui teised. Järgmisele korrektseks liikumiseks peate ühe saavutama.

Mõelge projektijuhtimisest kui redelist, kuhu peate ronima. Üles ei saa hüpata. Ülima efektiivsuse saavutamiseks peate selle astmelt astmelt võtma. Teie meeskond peab iga toimingu teostamiseks ja järgmisse liikumiseks kasutama nii neile kättesaadavaks tehtud tööriistu kui ka oma teadmisi ja teadmisi.

Piisavalt lihtne öelda, et soovite pääseda kasti A, nii et astute 25 sammu selles suunas. Kuid peate oma projekti kavasse arvestama ka ajalisi kaalutlusi ja tõenäoliselt peate töötama eelarve piires. Võite indekseerida need 25 sammu või sörkima. See sõltub sellest, kui kiiresti peate projekti edukaks lõpuleviimiseks sinna jõudma. Säästke raha jalgsi reisides või palgates autojuhi. See sõltub eelarvest, mille olete projektile eraldanud.

Pole olemas kõigile sobivat lähenemisviisi, süsteemi ega plaani. Igal teie ja teie ettevõtte projektil on tõenäoliselt oma ajakava, eesmärk ja eelarve. Sellepärast on nii kriitiline, et saate juhtimiseks on olemas nutikas, andekas projektijuht.

Projekti elemendid

Edukas projektijuht peab samaaegselt haldama projekti nelja põhielementi. Need elemendid on omavahel seotud.

• Reguleerimisala: See hõlmab projekti suurust, eesmärke ja nõudeid.
• Ressursid:Te vajate inimesi, seadmeid ja materjale oma kohale.
• Aeg: See ei tähenda ainult seda, kui palju aega projekt kokku võtab. See tuleb jagada ülesande kestuseks, sõltuvuseks ja kriitiliseks teeks.
• Raha:Võtke kindlalt kinni kuludest, ettenägematutest kuludest ja kasumist.

Kõige olulisem element: reguleerimisala

Projekti maht on projekti eesmärkide saavutamise määratlus ning nende eesmärkide saavutamiseks loodud aja- ja rahaeelarved. Projekti ulatuse muutmisel peavad eelarve, aja, ressursside või kõigi kolme muutused olema vastavad.

Kui projekti eesmärk on ehitada hoone kolme vidina jaoks, mille eelarve on 100 000 dollarit, peaks projektijuht seda tegema. Kui ulatust muudetakse hoone jaoks, mis koosneb neljast vidinast, peab projektijuht hankima aja, raha ja ressursside asjakohase muudatuse.

Ressursid

Ressursside mõistmisel ja haldamisel on kolm aspekti: inimesed, seadmed ja materjalid.

Edukas projektijuht peab tõhusalt haldama projektile eraldatud ressursse, sealhulgas projektimeeskonna liikmeid, hankijate töötajaid ja alltöövõtjaid. Ta peab tagama, et tema töötajatel on tööks vajalikud oskused ja tööriistad, ning peab pidevalt jälgima, kas tal on piisavalt inimesi projekti tähtajaks täitmiseks. Tema ülesanne on tagada, et igaüks mõistab ülesannet ja projekti tähtaegu.

Iga töötajarühma vanem liige annab otseseid töötajaid juhtides aru projektijuhile, kuid töötajatel võib olla ka tehnilisi juhiseid pakkuv liinijuht. Maatrikshaldusolukorras nagu projektimeeskond on projektijuhi ülesanne pakkuda liinijuhtidele projekti suund. Tööjõu alltöövõtulepingute haldamine tähendab tavaliselt alltöövõtjate meeskonna juhtimist, kes omakorda juhib neid töötajaid.

Projektijuht peab sageli seadmeid ja materjale hankima ning nende kasutamist haldama, et meeskond saaks tõhusalt töötada. Ta vastutab selle eest, et sobivad seadmed ja materjalid oleksid õigel ajal õiges kohas.

Aeg

Eduka ajahalduse kolm elementi on ülesanded, ajakava ja kriitiline tee.

Koostage projekti ajakava, loetledes järjekorras kõik ülesanded, mis tuleb täita. Mõnda tuleb teha järjestikku, samas kui teised võivad kattuda või teha neid paralleelselt. Määrake igale ülesandele kestus. Eraldage vajalikud ressursid. Määrake eelkäijad - millised ülesanded tuleb täita enne teisi - ja järglased, ülesanded, mis saavad alata alles pärast üksteise ülesande täitmist. Sellele projektijuhtimise aspektile viidatakse mõnikord kui juga juhtimine sest üks ülesanne järgneb teisele enam-vähem järjestikuses järjekorras.

Projektihaldustarkvara võib lihtsustada projekti ajakava koostamise ja haldamise ülesannet.

Mõne ülesande algus- ja lõppkuupäev on pisut paindlik. Seda nimetatakse "ujukiks". Muud ülesanded ei ole paindlikud. Neil pole ujukit. Rida, mis läbib kõik nullflöödiga ülesanded, on kriitiline tee. Kõik sellel teel olevad ülesanded - ja võib olla ka mitu paralleelset rada - peavad olema õigel ajal täidetud, kui projekt peaks saabuma tähtajaks. Projektijuhi peamine ajahaldusülesanne on kriitilise tee jälgimine.

Raha

Kolm kaalutlust raha haldamisel on kulud, ettenägematud kulud ja kasum.

Igal ülesandel on oma hind, olgu see siis arvutiprogrammeerija töötund või betooni kuupmeetri suuruse õue ostuhind. Kõik need kulud on projekti eelarve koostamisel hinnangulised ja kokku arvestatud.

Mõned hinnangud on täpsemad kui teised. Projekti eelarve peaks seepärast sisaldama ettenägematute kulude hüvitist - eelarves eraldatud raha "igaks juhuks". Objekti tegelik maksumus erineb metsikult prognoositust.

Kasum on raha, mida ettevõte soovib selle ülesande pealt teenida. See pannakse kuludele lisaks.

Nii koosneb projekti eelarve eeldatavatest kuludest pluss ettenägematutest kuludest ja kasumist. Projektijuhi ülesanne on hoida tegelikud kulud eeldatava maksumusega või sellest madalamal ja maksimeerida kasumit, mille ettevõte projektiga teenib.

Projektijuhtimine on kunst ja teadus

Edukas projektijuhtimine võtab praktikat. Need ideed võivad anda teile põhiteadmiste projektijuhtimisest, kuid peate seda alles alguseks. Kui teie töö- või karjääritee hõlmab projektijuhtimist ja kui soovite oma oskusi täiendada, rääkige edukate projektijuhtidega, lugege ja harjutage. Projektijuhtimine võib olla väga tänuväärne karjäär.