Mida teeb haldusabiline?

Sisu

Administratiivse abistaja kohustused ja vastutus
Administraatori asetäitja palk
Haridus, koolitus ja atesteerimine
Administraatori assistendi oskused ja pädevused
Töökohavaade
Töökeskkond
Töögraafik
Kuidas tööd saada
Sarnaste töökohtade võrdlus

Büroo funktsionaalsuse alustalaks on administratiivassistendid, sealhulgas sekretärid. Nad kirjutavad ja koostavad dokumente, kavandavad kohtumisi ja haldavad faile. Nad vastavad telefonidele ja otsekõnedele ning abistavad personali koosolekutel. Mõnes kontoris tegelevad nad põhiliste raamatupidamistoimingutega ning võtavad klientidelt ja klientidelt makseid vastu.

2016. aastal töötas USA-s umbes 4 miljonit administratiivassistenti ja -sekretäri.

Administratiivse abistaja kohustused ja vastutus

Administratiivassistentide kohustused võivad varieeruda sõltuvalt ameti tüübist, kus nad töötavad, kuid mõned ühised kohustused hõlmavad järgmist:

Genereerige dokumendid.
Pange kokku slaidiesitlused
Looge arvutustabeleid.
Andmebaaside haldamine.
Veebisaitide loomine ja / või haldamine.
Tegutsege kontorijuhina, planeerides personaliüritusi, näiteks õhtusööke ja rahakogumisüritusi, korraldades kliendikohtumisi ja korraldades töökaaslaste ajakavasid.

Administraatori asetäitja palk

Palk võib sõltuda ettevõtte tüübist, kus haldusassistent töötab, samuti tööülesannete ulatusest. Need juhtivtöötajad saavad ülemmäära.

Keskmine aastane sissetulek: 38 880 dollarit (18,69 dollarit tunnis)
Parim 10% aastasissetulek: Rohkem kui 64 230 dollarit (30,88 dollarit tunnis)
Alumine 10% aastasissetulek: Vähem kui 24 690 dollarit (11,87 dollarit tunnis)

Allikas: USA tööstatistika büroo, 2018

Haridus, koolitus ja atesteerimine

See amet ei vaja erilist kõrgharidust, kuid sellest võib abi olla.

Haridus: Teil on vaja keskkooli lõputunnistust või samaväärset ning valdkonnas saate eelise omandada, astudes siduskraadiprogrammi või osaledes pärast keskkooli sekretäri koolitusprogrammis. Sekretäridel on nüüd bakalaureusekraadid või nad teenivad erialale keskendunud sertifikaate, näiteks akrediteeritud juriidiline sekretär või sertifitseeritud meditsiiniline administratiivassistent üha arvukates sektorites. Juhatajaassistentidel ja sekretäridel peaks olema vähemalt mõni kolledži ainepunkt, kui mitte bakalaureusekraad.
Koolitus: Kaaluge alustamist ajutise tööhõiveagentuuriga. Need pakuvad uutele töötajatele mõnikord väljaõpet. Muidu, kui teil on põhilised sekretäri- või haldusoskused, võidakse konkreetse ettevõtte või valdkonna köite õppimisel pakkuda töökohal koolitust.

Administraatori assistendi oskused ja pädevused

Administratiivabiks saamiseks õnnestub teil mitu olulist omadust. Kui teil neid veel pole, siis lugege mõned näpunäited nende loomiseks.

Arvuti- ja tarkvaraoskused: Microsoft Office'i, e-posti ja Interneti kasutamine peaks teil olema mugav. Kui töötate väikeettevõtte heaks, peate võib-olla tundma QuickBooke või muid raamatupidamistarkvara programme.
Multitegumtöötluse oskused: See võib olla eriti oluline, kui tegutsete ka juhina. Peaksite suutma žongleerida mitu nõudmist korraga.
Suuline ja kirjalik suhtlemisoskus: Need on hädavajalikud. Teil peaks olema kindel inglise keele oskus ja hea korrektuurioskus.
Suhtlemisoskus: Teete koostööd teistega, sealhulgas klientide ja muude kontoritöötajatega. Head kombed ja rahulik käitumine võivad olla väga olulised.
Organisatsioonioskused: Peate olema detailidele orienteeritud ja korrastatud, suutma dokumendi üles leida või protokolli meelde tuletada.
Otsustusoskus: Sageli leiad end peaaegu üheaegselt mitme ülesandega toime tulemas, eriti hõivatud kontorites, nii et peaksite saama tähtsuse järjekorda seada ja teha ajasäästlikke otsuseid. Klient võib soovida kohtumist kohe, kuid kas tal on tõesti hädaolukord või võib see oodata paar päeva?

Töökohavaade

Kahjuks pole sellel ametikohal julgustavat väljavaadet. USA perekonnaseisubüroo prognoosib, et tehnoloogilised edusammud hakkavad paljude haldusabiliste ülesandeid üle võtma 2016. aastast kuni 2026. aastani, mille tulemusel väheneb tööhõive kasv 5%.

Töökeskkond

Seda positsiooni nõuab peaaegu iga tööstusharu. Võib juhtuda, et töötate arsti kabinetis, advokaadibüroos, valitsusasutuses või väikese naabrusettevõtte juures. Igal juhul leiate end tõenäoliselt kontoriruumist.

Virtuaalsed assistendid on muutumas üha nõudlikumaks, nii et on võimalik, et võiksite töötada ka kodust.

Töögraafik

See on peaaegu alati täistööajaga töö tavapärasel tööajal, kuid ettevõtte iseloom võib nõuda nädalavahetusel töötamist, näiteks kui töötate meditsiinikliinikus. Lisaks võivad juristid leida, et nad ootavad pikki tunde enne kohtuprotsesse ja tähtaegu.

Kuidas tööd saada

SAA KIIREVAD SOOVITUSED

Sekretäri või haldusabilist palkavad tööandjad otsivad inimest, kellega saaks mugavalt töötada, kes sulanduks hästi teistesse töötajatesse ja keda saaks usaldada konfidentsiaalse teabega. Tugevad soovituskirjad võivad neid omadusi näidata.

KASUTA OMA VÕRKE

Koputage oma võrkudesse, et saada müügivihjeid tööpakkumistel. Uurige ühendust Facebooki ja LinkedIn-i kontaktide, peresõprade, naabrite ja endiste tööandjatega. Andke neile teada, et soovite tutvustada tutvustusi kõigile, kes võivad tööle võtta.

JÄLJAVAATED

Tööpakkumiste koostamiseks otsige Google'is tööpakkumisi märksõnadega nagu administratiivassistent, turundusassistent, toimetusassistent, meditsiinisekretär, juriidiline sekretär ja kontoriassistent. Paljusid administratiivseid töökohti reklaamitakse ka kohaliku ajalehe või kaubanduskoja veebisaidi tööhõive jaotises.

NAIL, MIS JÄTKUB

See näidisloend võib teid juhendada ja aidata teil veenduda, et kõik parimad märksõnad oleksid kaasatud. Ja ärge unustage, kui suur kaaskiri on sellega kaasas.

TÄIELIKULT KÜSITLEME

Kui teate ette, mida teilt tõenäoliselt küsitakse, võite minna kaugele oma intervjuule vastamiseks. Mõelge mõnele levinumale küsimusele ja otsustage oma vastused enne tähtaega.