10 asja, mida iga uus programmijuht peaks teadma

Sisu

• Programmihaldus pole sama, mis projektijuhtimine
• Oodata ebakindlust
• Jälgige läbipõlemist
• Peate tempot haldama
• Koolitage oma meeskonda edu saavutamiseks
• Juhtimine on keerukam
• Planeerimine on keerulisem
• Te ei pea iga rida kavandama
• Peate delegeerima
• Ärge kartke konflikti

Programmi juhtimine on rahuldust pakkuv ja hästi tasustatud karjäärivalik, kuid see võib olla ka keeruline ülesanne. Kui saite just oma esimese programmihalduse töökoha või soovite teada, kas peaksite hüppama programmijuhtimise karjäärile, on oluline mõista, mida karjäär endast kujutab. Mõelge nendele kümnele asjale, millest iga uus programmijuht peaks enne programmihaldurirolli alustamist teadlik olema.

Programmihaldus pole sama, mis projektijuhtimine

Projektijuhtimine seisneb töö kavandamises, ülesannete ja ressursside korraldamises, protsesside kontrollimises ja konkreetse eesmärgi saavutamises. Olgu tegemist uue kontori avamise, uue rakenduse käivitamise või olümpiastaadioni ehitamisega, projektidel on kindel algus, keskpunkt ja lõpp selgete eesmärkidega.

Programmihaldus on erinev ja üldiselt palju laiem. Programmihaldur võib korraga kontrollida mitut projekti, millest igaühel võib olla oma projektimeeskond ja projektijuht. Need projektid koos võivad kõik olla osa suuremast programmist, mille eesmärk on pakkuda organisatsioonile aja jooksul midagi väärtuslikku.

Oodata ebakindlust

Programmid on olemuselt ebakindlad. Ehkki võite teada, mis on suur pilt, on see, kui alustate, lihtsalt visiooniga. Täpsed võimalused sinna jõudmiseks ja selle kohta, milliseid projekte pikema aja jooksul vaja läheb, on midagi, mille peate välja töötama.

Alustate üksikasjaliku kavandamisega selle kohta, mida teate, ja koostage pilt sellest, kuidas lähemale jõudes ülejäänud osa lahendada. Laiendage oma planeerimise ja kohaletoimetamise horisonti järk-järgult, kuni te ei saa enam edasi minna.

Järgmiste sammude kavandamiseks blokeerige aeg regulaarselt. Samuti saate seda võimalust kasutada selleks, et olla kindel, et olete endiselt äriväärtuse pakkumise teel.

Jälgige läbipõlemist

Ehkki projekt võib umbes aasta pärast läbi saada, võivad programmid venida - näivad määramatuks ajaks.

Programmijuhid peavad oma meeskondi kaitsma läbipõlemise eest. Te ei saa lõputult tippkiirusel töötada, seega veenduge, et teie töötajad saaksid piisavalt seisakuid. See peaks hõlmama vaiksemaid perioode tööl, kus on vähem tulemusi ja piisavalt aega kontorist eemal puhkuste jaoks.

Hallake haiguslehte tähelepanelikult, jälgige ületunnitöö aruandeid ja olge tähelepanelik, kui teie meeskonna heaolu on esmatähtis, kui soovite vähendada kaldumist ja hoida oma andekaid inimesi kogu programmi vältel.

Peate tempot haldama

Kui edastate programmi, mille valmimise kuupäev on kaugel, peate juhtima töö tempot. Mitme aasta jooksul on keeruline hoogu säilitada, seega on teie roll programmijuhina prioriteetide ja projektide žongleerimisel, nii et regulaarselt pakutaks mõõdetavaid väljundeid.

Segage kiired võidud ja pidev edasiminek suuremate pildieesmärkide poole. See aitab meeskonnal näha, kuidas te edasi liigute, ja tagab, et motivatsiooni kõrge taseme hoidmiseks on mõned lühiajalised edulood, mida jagada. Lõpuks aitab see investoritel ja tegevjuhtidel näha edusamme.

Koolitage oma meeskonda edu saavutamiseks

Programmid pakuvad organisatsioonile sageli midagi uudset, ainulaadset või transformatiivset. Üks selliste algatustega töötamise väljakutsetest on see, et tõenäoliselt puuduvad teil ettevõttesisesed oskused kõigi nõutavate ülesannete ja projektide täitmiseks.

See on OK ja seda võib oodata. Teie kui uue programmihalduri ülesanne on tagada, et saaksite oma inimesi täiendada, ümber õppida ja arendada, et saaksite koos hakkama kõigi ressursinõuetega.

Võib esineda piirkondi, kus vajate ainult teatud ressurssi piiratud aja jooksul. Näiteks ei kavatse te oma töötajatele koolitada kahveltõstukit juhtima, kui see on oskus, mida vajate vaid ühe nädala jooksul. Kui aga muudate oma ettevõtte veebipõhise kohaloleku haldamise viisi, oleks tõenäoliselt väärt omada veebisaidi arendamise oskusi ettevõttesiseselt koos mõnede teadmistega sotsiaalmeedia või otsimootori optimeerimise alal. Need on oskused, millele ettevõte pikaajaliselt toetub.

Tehke otsused selle kohta, millised neist peate meeskonda manustama ja millised tuleks tellida allhanke korras, seejärel veenduge, et teie programm suudab pakkuda väljaõppe- ja värbamisülesandeid, mis on vajalikud väljundite haldamiseks iga projekti elluviimisel.

Juhtimine on keerukam

Kui olete pärit projektijuhtimise taustast, pole juhtimine teile üllatus. See on viis, kuidas projekti- ja programmistruktuurid on korraldatud ja kontrollitud, et tagada otsuste tegemine õigesti ja õigete inimeste kaasamine. See on ülioluline tagamaks, et töö edeneb viisil, mis sobib üldise äritegevusega ja aitab hoida inimesi vastutustundlikena.

Juhtimine on ka viis, kuidas projektijuhtimisbüroo ja juhtivtöötajad saavad tagada, et programm on hüvede saamiseks õigel teel. Samuti on see ametlik tee projektide või kogu programmi sulgemiseks, kui on võimalik näidata, et neid eeliseid enam ei saavutata.

Juhtimine on programmikeskkonnas keerulisem kui projektikeskkonnas. Projekti juhatustel ja juhtrühmadel on tavaliselt täidesaatva tasandi liikmed. See on ootuspärane, kuna programmi lõpptulemus on tavaliselt ettevõtte ümberkujundamine.

Planeerimine on keerulisem

Programmi kaasatud projektijuhid panevad tavaliselt kokku oma projektiplaanid, seejärel kohtuvad programmi juhtimismeeskond - teie juhtimisel programmijuhina - ja plaanid integreeritakse.

Seda on lihtsam öelda kui teha. See nõuab projektide ja projektiülesannete vahelise sõltuvuse väljaselgitamist. See sunnib teid vaatama kogu programmi ressursinõudeid ja žongleerima tegevustega, et see vastaks võtmeisikute saadavusele.

Kui teie integreeritud programmi plaan on loodud, saate seda jälgida Gantti diagrammis või muus tarkvarariistas. Kuna teie projektijuhid jälgivad oma projekte reaalajas, peate programmi kavas muudatusi tegema, hoides kõiki kursis muudatustega ja täpsustades, mida see tähendab nende tööpiirkondade jaoks.

Te ei pea iga rida kavandama

Programmihaldurina loodate detailplaneeringu koostamisel oma projektijuhtidele. Teile ei ole praktiline ega soovitav jälgida tuhandete ülesannetega programmi.

Teil on vaja koondatud ja kõrgetasemelist projektide vaadet, milles oleks piisavalt üksikasju, et näidata teile, kas mõnel on programmi tasemel mõju.

Lihtsaim viis selleks on spetsiaalse tarkvararakenduse abil. Oma mitme miljoni dollarise programmi haldamine tavalisel arvutustabelil oleks liiga keeruline.

Peate delegeerima

Hoolimata sellest, kui hea olete delegeerimisel, tähendab programmijuhtimise rollis olemine seda, et peate sellega veel paremini hakkama saama.

Hea uudis on see, et teil peaks olema meeskond projektijuhte ja teil võib olla isegi spetsiaalne programmihaldusbüroo, et toetada oma muutuvaid muutusi.

Programmi kallal on palju tööd ja selle seadistamine nii, et kõik liikuvad osad õigel ajal liiguvad, on tohutu pingutus. Sa ei saa üksi hakkama ja sa ei peaks ka proovima. Uurige välja, kui palju aega peate programmi käivitamiseks tegema, ja veenduge, et teil oleks olemas meeskond, kes teid toetaks.

Kui teie programmi juhtimisbüroos pole kedagi, paluge, et keegi lähetaks programmi juhtimismeeskonda. Neid on palju teha. Näiteks oleks projekti koordineerimise rollis keegi, kes suudaks programmi tasemel vajaliku koordineerimise läbi viia, vabastades teid strateegiliste ülesannetega tegelemisest.

Ärge kartke konflikti

Programmidele on palju suundi. Alates keerukate sidusrühmadega projektidest kuni näiliselt kättesaamatute tähtaegadeni pakub iga päev teile võimalusi konfliktideks. Jälgige asju, mis projekti täitmist häirivad, ja olge valmis vajadusel astuma konfliktiolukorrast enne selle algust.