Professionaalse kirja ja e-posti kirjutamise juhend

Videot: Minu ülesanne on jälgida metsa ja siin toimub midagi kummalist.

Sisu

Professionaalse kirja ja e-posti kirjutamise juhend
Kontaktinfo
Tervitused
Kirja korpus
Sulgemine
Allkiri
Kuidas pöörduda kirja poole
Kirjavahetuse vormindamine
Kirja kirjutamise juhised
Näited ja mallid
Korrektuuri ja õigekirja kontroll

Milline on parim viis kutsealase kirja kirjutamiseks - paberkandjal kirja või e-kirjaga? Üks pole tegelikult parem kui teine. Mõnel juhul on mõistlik suhelda e-posti teel ja mõnikord peate saatma tavapärase trükitud, trükitud ja allkirjastatud kirja. Ükskõik, mille valite, on oluline järgida parimaid professionaalsete kirjade ja e-kirjade kirjutamise ja vormindamise juhiseid.

E-post on kiirem ja lihtsam, kuid osa e-kirju ei avata kunagi ning sõltuvalt sellest, kellele kirjutate ja miks kirjutate, võidakse teil paluda saata trükitud ja allkirjastatud kiri või isegi veebis üles laadida.

Valitud sõnumi tüüp sõltub sellest, kellega suhtlete ja kirjavahetuse eesmärgist.

Kõik hästi kirjutatud kirjad sisaldavad mitut jaotist. Igas jaotises sisalduv teave ja üldine vorming sõltub sellest, kas saadate trükitud kirja või e-kirja.

On oluline, et te teaksite kirja erinevaid osi ja seda, mida tuleks nendes loetleda. Samuti peate teadma, kuidas nii kirjutatud kui ka e-posti teel suhtlemisele pöörduda ja sellele alla kirjutada. Kirja erinevad osad on järgmised:

Kontaktinfo
Tervitused (tervitused)
Kirja korpus
Sulgemine
Allkiri

Kontaktinfo

Kontaktteabe lisamise viis sõltub kirja saatmise viisist. Meilisõnumis on teie kontaktteave sõnumi lõpus, samas kui kirjalikus kirjas on teie kontaktteave lehe ülaosas. Siit saate teada, mida oma kontaktteabe sektsiooni lisada, lisaks nii trükitud kirjade kui ka e-kirjade näidised.

Tervitused

Tervituseks on teie kirja tervitusosa näiteks „Lugupeetud härra Peterson” või „kellele see võib muret teha”. Siin on loetelu kirjatervitustest, mis sobivad hästi professionaalseks kirjavahetuseks.

Kirja korpus

Teie kirja sisu sisaldab mitut lõiku. Esimene lõik peaks sisaldama sissejuhatust ja lühikest selgitust teie kirjutamise põhjuse kohta. Teine lõik (ja kõik järgmised lõigud) peaksid teie kirjutamise põhjuseid täpsemalt selgitama. Viimane lõik peaks lugejalt midagi nõudma, kui midagi taotlete, või täpsustama, kuidas te järelmeetmeid võtate. Tehke kindlasti oma kirja eesmärk selgeks. Lugeja peab teadma, mida te küsite ja kuidas nad saavad teid aidata. Või kui pakute teenuseid või abi, siis veenduge, et oleks selge, mida saate pakkuda.

Sulgemine

Kiri suletakse selliste sõnadega nagu "Parimate soovidega" või "Siiralt", millele järgneb koma, seejärel kirjutage allkiri, kui saadate trükitud kirja. Kui saadate meilisõnumit, kirjutage sulgemise järel lihtsalt oma nimi.

Allkiri

Teie kirja viimane liide on teie allkiri, mis meilisõnumis sisaldab teie kontaktteavet.

Kuidas pöörduda kirja poole

Oluline on pöörduda selle inimese poole, kellele kirjutate, ametlikult, kui te ei tunne teda väga hästi.

Kirjavahetuse vormindamine

Nüüd, kui teil on kogu teave, mida peate oma sõnumisse lisama, vaadake üle kirjade ja e-kirjade jaoks kasutatav standardvorming.

Kirja kirjutamise juhised

Järgmine samm on oma kirja poleerimine. Lõikude ning lehe üla- ja alaosa vahel peaks olema palju ruumi. Samuti soovite valida fondi loetava, professionaalse stiili ja suuruse. See, mida ütlete, sõltub kirjutatavast põhjusest, nii et kohandage oma kiri kindlasti isikliku ja tööalase olukorraga sobivaks.

Näited ja mallid

Malli kasutamine on suurepärane viis oma kirja või e-kirja käivitamiseks, kuna alustate põhivormingust. Sisestage oma andmed lihtsalt kirja vastavasse ossa.

Näidete vaatamine on abiks ka seetõttu, et saate ideid, mida oma kirjavahetuses öelda.