Levinumad administraatori intervjuu küsimused parimate vastustega

Sisu

• 10 administraatori intervjuus küsitud tüüpilist küsimust
• Vaadake nüüd: kuidas vastata 4 levinud administraatori intervjuu küsimusele
• 1. Mida teete kiiretemposises töökeskkonnas püsimiseks?
• 2. Kuidas hoiate oma päevakava korras?
• 3. Millist rolli mängib administraator kliendi esmamuljes organisatsioonist?
• 4. Rääkige mulle ajast, kui pidite vihase kliendi või külalisega telefonitsi või isiklikult kokku puutuma. Kuidas olukorraga hakkama saite?
• 5. Kas olete nõus ületunde tegema?
• 6. Mitu töötajat töötas teie viimases kontoris?
• 7. Kirjeldage oma eelnevaid tööülesandeid haldusassistendi, sekretäri või administraatorina.
• 8. Kuidas tähtsustate kõnesid, kliente, kohaletoimetamist ja muid probleeme, millega tuleb viivitamatult tegeleda?
• 9. Kui tugev on teie arvutioskus?
• 10. Rääkige mulle oma klienditeeninduse kogemusest.
• Nõuanded administraatori küsimustele vastamiseks
• 7 küsimust küsitlejalt
• Kuidas teha parim mulje

Paljudes organisatsioonides on vastuvõtu töötajad ettevõtte nägu. Iga uus klient, tööotsija, töötaja või kolmandast isikust müüja möödub või registreerub registratuuri töötaja juures, nii et tööandjad soovivad innukalt leida kedagi, kes oleks vastutustundlik, sõbralik ja rahulik.

10 administraatori intervjuus küsitud tüüpilist küsimust

Siit leiate korduma kippuvaid küsimusi administraatoritele, näidisvastuseid ja näpunäiteid, mida oma intervjuu ajal öelda.

1:53

Vaadake nüüd: kuidas vastata 4 levinud administraatori intervjuu küsimusele

1. Mida teete kiiretemposises töökeskkonnas püsimiseks?

Mida nad tahavad teada: Teie intervjueerija soovib olla kindel, et suudate sammu pidada. Kuidas seda teete, on tõenäoliselt ebaoluline, kuid teil peaks olema selge ja kindel vastus valmis.

Number üks asi, mida ma teen, on see, et ma olen rahulik, sest meeletu, stressis suhtumine pole abiks ega ole ka hea välimus ühegi töötaja ega kliendi ees. Proovin ülesandeid trükida nii, et töötan alati kõigepealt kõige olulisema ülesande kallal. Tavaliselt on see midagi, mis hõlmab ühte ettevõtte klienti. Samuti pean jooksvat nimekirja kõigest, mida pean tegema, et ma ei unustaks ühtegi olulist kohustust.

2. Kuidas hoiate oma päevakava korras?

Mida nad tahavad teada: See, kuidas oma päeva korraldate, pole tegelikult mõte. Asi on näidata, et olete hästi korraldatud ja täidate kõik oma kohustused pädevalt ja õigeaegselt.

Alustan iga päev nimekirjaga kõigest, mida vaja on. Kontrollin oma kalendrit võimalike kohtumiste või kohtumiste osas, et olla neist teadlik ja vajadusel saada teavet vastuvõtulauast. Minu tööülesannetes on suhtlus võtmetähtsusega, seega vastan pidevalt telefonile ja otsin oma e-posti aadressilt uusi päringuid, värskendades siis oma ülesandeloendit järelmeetmetega.

3. Millist rolli mängib administraator kliendi esmamuljes organisatsioonist?

Mida nad tahavad teada: Teie intervjueerija peab olema kindel, et mõistate kandideerivat positsiooni, kuid see küsimus võib olla ka kultuuriline, puudutades teie tööfilosoofiat.

Administraator võib jätta klientidele suure positiivse või negatiivse mulje. Kuna ma olen üks esimesi inimesi, keda kliendid näevad, võib pettumust valmistav või halb suhtlus nende arvamust ettevõtte kohta saada või nende üldistest kogemustest tõesti saada. Minu jaoks on see sarnane sellega, kui peremees tervitab teid restoranis. Kui need tunduvad meeletu või käituvad ebaviisakalt, võib hiljem tunduda, nagu teie toit lihtsalt ei maitseks nii maitsvalt. Sellepärast tervitan alati inimesi naeratusega näol ja veendun, et kõik kliendid tunneksid, nagu oleks neile minu tähelepanu pööratud.

4. Rääkige mulle ajast, kui pidite vihase kliendi või külalisega telefonitsi või isiklikult kokku puutuma. Kuidas olukorraga hakkama saite?

Mida nad tahavad teada: See on üks paljudest küsimustest, milleks võib küsida, kuidas käsitleda stressirohkeid ja raskeid olukordi. Samuti võidakse küsida, kuidas reageerisite kuritegelikule või ebaeetilisele tegevusele. Ole aus. Ärge liialdage ja ärge ka ise lühikeseks müüge.

Arstikabinettide vastuvõtjana tegelesin pettunud patsientidega sageli telefoni teel. Ühel korral oli naine nii raevukas, et arveldusosakond polnud talle samal päeval tagasi helistanud, et hakkas mulle telefoni teel karjuma. See oli ebameeldiv! Nendes olukordades üritan mõelda sellele, kui stressis peab inimene olema, et nii käituda. Pärast minuti karjumist ütlesin: "Te peate olema tõeliselt pettunud. Kas saate mulle täpsemalt öelda, mis toimub?" See aitas vestlust aeglustada ja tema helitugevust vähendada. Ta selgitas kogu olukorda ja ma kinnitasin talle, et meie arvel olev inimene on just päev otsa väljas ja võtab ühendust. Ütlesin talle ka, et panen arve esitaja lauale märkuse, paludes tal esimese ülesandena naisele tagasi helistada.Kõne lõpuks oli ta palju rahulikum ja vabandas varasemate karmide sõnade pärast.

5. Kas olete nõus ületunde tegema?

Mida nad tahavad teada: Kui te ei soovi ületunde teha, öelge seda. Kui olete nõus ületunde tegema, kuid ainult teatud piirides, siis öelge seda ka. Jah, on ettevõtteid, kus ületunnitöö mittetöötamine maksab teile selle töö. Kuid kohustuse võtmine, mida te ei saa hoida, või asetada ennast olukorda, kus peate oma töö eest ohverdama oma või pere heaolu, ei ole aktsepteeritav võimalus. Te vajate tööd, mis vastab teie saadavusele.

Mul on mugav ületunde teha paar korda kuus, kui mul on etteteatamine ette nähtud. Peategevus on mul lihtsam oma plaane ümber korraldada. Ühesõnaga saan suure tõenäosusega teha ka samal päeval ületunde, kuid eelistaksin tõesti päevast etteteatamist.

6. Mitu töötajat töötas teie viimases kontoris?

Mida nad tahavad teada: Intervjueerija soovib teada, millises keskkonnas olete töötanud, kuidas see on võrreldav küsitletava ettevõttega ja kas teil on mugav töötada väikestes ja / või suurtes töökohtades.

Minu viimases kabinetis oli viis töötajat. See on piisavalt väike, et hakkasime end natuke perena tundma. Teate, kõik teadsid, et Martha arveldusosakonnas vajab kaks tassi kohvi, enne kui saate keerulisi küsimusi esitada. Enne seda oli minu kontor aga üsna suur - 60 töötajat. Tundsin end mõlemas keskkonnas mugavalt, ehkki esimene kuu suures kontoris oli natuke keeruline, kuna pidin välja mõtlema, kes mida tegi ja kuhu kõnesid suunata, kasutades palju võimalusi.

7. Kirjeldage oma eelnevaid tööülesandeid haldusassistendi, sekretäri või administraatorina.

Mida nad tahavad teada: Intervjueerija soovib üle minna oma CV-s loetletud kohustustest ja kinnitada, et need vastavad pakutavale ametikohale. See on ka hea võimalus laiendada oma töökogemuses esile toodud punkte.

ABC Financialsi administraatorina olin klientide jaoks esimene inimene. Vastasin üldisele telefoniliinile, samuti vastasin ettevõtte viie VP telefonidele. Samuti vastutasin pakkide vastuvõtmise ja posti levitamise, klientide ja müüjate tervitamise ja koosolekuruumidesse saatmise eest ning ettevõtte üldteabe e-posti aadressiga kursis hoidmise eest. Mul oli ka palju administratiivseid kohustusi: haldasin nende VP-de kalendreid, korraldasin nende ärireise ja aitasin luua ja viimistleda PowerPointi esitlusi ja muud üritustel levitatavat materjali.

8. Kuidas tähtsustate kõnesid, kliente, kohaletoimetamist ja muid probleeme, millega tuleb viivitamatult tegeleda?

Mida nad tahavad teada: Intervjueerija soovib teada, kui hea on teil mitme töö tegemine, aja korraldamine ja ülesannete tähtsuse määramine. See on ka hea võimalus juhtida tähelepanu sellele, kuidas seisite silmitsi mitme prioriteediga, ja selgitada, kuidas te neid kõiki käsitsesite.

Multitegumtöö on hädavajalik, kui kontor on hõivatud. Kui see pole ebaviisakas, proovin täita paar ülesannet korraga. Näiteks saan hõlpsalt vastata telefonikõnele, kui allkirjastate paki saatjalt. Kui multitegumtöötlus pole võimalik, keskendun klientidele ja klientidele kui prioriteedile number üks. Vajaduse korral küsin, kas nad saavad mulle anda minuti, et ma saaksin kõigepealt teha mõne muu ülesande - ja kui asjad on tõesti hõivatud, proovin helistada kaastöötajale, et ta mulle katet pakuks.

9. Kui tugev on teie arvutioskus?

Mida nad tahavad teada: Intervjueerija soovib, et te kinnitaksite, millised arvutioskused teil on, kas teie oskuste tase vastab ettevõtte ootustele ja milliseid programme te kasutate kõige mugavamalt. Võimaluse korral on hea mõte enne intervjuud uurida, milliseid programme ettevõte kasutab.

Mul on väga tugev arvutioskus. Lisaks sellele, et olin tuttav Microsoft Office'iga, tegin ka oma viimases rollis ettevõtte veebisaidi värskendusi, seega olen ka WordPressi kasutamisega rahul. Uue programmi või rakenduse kasutamisel leian enamasti, et enamikule minu küsimustele saab vastata veebipõhise otsinguga, kuigi hindan õpetuse saamist ka töökaaslaselt.

10. Rääkige mulle oma klienditeeninduse kogemusest.

Mida nad tahavad teada: Intervjueerija soovib ülevaate teie klienditeeninduse kogemusest - mitu aastat, konkreetseid näiteid ja milliseid oskusi teil probleemide lahendamisel on mugav kasutada.

Olen teismelisest peale töötanud klienditeeninduses. Minu esimene töökoht oli töötamine raamatupoes, kus aitasin klientidel raamatuid leida ja katasin vahel kassaaparaati. Kolledži ajal oli mul ka osalise tööajaga jaemüük, seekord rõivaid müües. Siis tegelesin muidugi ABC Company administraatorina ka klientidega, ehkki selles rollis ei teinud ma otseselt mingit müüki. Mulle tundub, et klientidega suheldes ja nende probleeme lahendades on väga mugav, olgu siis otsitud raamatu leidmine või juhtkonnaga kohtumiste aja muutmine.

Nõuanded administraatori küsimustele vastamiseks

Parimad administraatorid on detailidele orienteeritud, organiseeritud ja suurepärased suhtlejad. Seetõttu peaksid kandidaadid ilmuma valmis vastama avatud intervjuu küsimustele, kus hinnatakse kogemusi, töökoha tööriistade tundmist, protsessi ja oskuste kogumit - sealhulgas töötamine klienditeeninduse, mitme ülesande täitmise ja võimega teha kiireid otsustuskõnesid.

Sel juhul ei pea küsitlejad tingimata jah või ei vastuseid otsima. Selle asemel ootavad nad kandidaatidelt vastamist konkreetsete näidetega, mis kirjeldavad, kuidas nad käitusid töökoha varasemates olukordades, ja küsivad hoolikalt uuritud küsimusi ettevõtte prioriteetide, ootuste, eesmärkide ja väljakutsete kohta.

Kuna töökohal toimub järjest suurem tehnoloogia areng, peavad vastuvõtupersonalil olema ka tugevad tehnilised oskused. Lisaks arvutirakendustele (nt MS Office) ja tööstustarkvarale peaks teil olema kogemus telefonisüsteemide ja kontorimasinate, nagu printerid, koopiamasinad, skannerid ja faksiaparaadid (jah, ikka) kasutamisel.

7 küsimust küsitlejalt

Intervjueerijad ootavad, et küsiksite küsimusi. Siin on nimekiri küsimustest, mida saate intervjuu ajal või lõpus küsida:

1. Kas oskate öelda lähemalt selle töö igapäevaste kohustuste kohta?
2. Milliseid omadusi otsite inimeselt, kelle soovite ettevõttesse tööle võtta?
3. Millised on teie ootused sellele tööle ja kuidas mõõdate edu?
4. Miks lahkus viimane inimene, kes seda tööd pidas?
5. Kellele see seisukoht teatab?
6. Millised on ettevõttes karjäärivõimalused?
7. Kas ettevõte pakub töötajatele mingeid koolitusvõimalusi?

Kuidas teha parim mulje

Vastuvõtumehe ametikohta võib pidada algtasemeks, kuid see võib olla ka esimene samm ettevõtte redelil. Tulevane tööandja tõmbab enesekindla, enesekindla inimese. Sageli olete esimene inimene, kellega nende kliendid või patsiendid esimest korda kontorisse jalutades kohtuvad.

Veenduge, et teie esmamulje oleks parim. Intervjuuks valmistuge järgmiselt. Lisaks standout'i jätkamisele võtke intervjuu ajal aega ka selle osa riietumiseks. Kui saate töökoha, siis olete esirinnas olev inimene ja on oluline näidata tööandjale oma professionaalset mainet.

Kui te pole kindel, mida oma vestlusele selga panna, vaadake neid näpunäiteid intervjuuks riietumise kohta. Kui nii teie CV kui ka ametialane riietus on punktid ning olete valmis vastama tõenäolistele küsimustele, on teil edukas saada intervjueeritav ametikoht.