Kuidas korraldada tulemuslikke ärikohtumisi, mis annavad tulemusi

Sisu

• Enne ärikohtumist tehtavad toimingud
• Planeerige ärikohtumine
• Veenduge, et vajate kohtumist
• Tagage koosolekul asjakohane osalemine
• Enne kohtumist levitage ja vaadake üle eeltöö
• Ärikohtumise ajal võetavad toimingud
• Lihtsustage tõhusalt ärikohtumist
• Kaasake iga osaleja toimimisvõimelistesse tegevustesse
• Koostage tõhus ärikohtumiste järelmeetmete kava
• Pärast ärikohtumist võetavad toimingud
• Avaldage koosoleku protokollid
• Jälgi tõhusalt
• Looge vastutus järgmisel koosolekul
• Tutvuge kohtumisprotsessiga, et seda pidevalt täiustada

Inimesed veedavad ärikohtumistel nii palju aega, et kohtumisaja muutmine jätkusuutlikeks tulemusteks on edukate organisatsioonide prioriteet. Ärikohtumiste õnnestumiseks vajalikud toimingud nõuavad koosoleku juhataja juhtimist enne koosolekut, selle ajal ja pärast seda.

Enne ärikohtumist tehtavad toimingud

Enne ärikohtumist toimuvad tegevused loovad aluse koosoleku tulemuste saavutamiseks. Võite teha kõik vajalikud järelmeetmed, kuid ilma eeltööta ei õnnestu.

Planeerige ärikohtumine

Alustage nutika planeerimisega. Esiteks selgitage välja, kas vajate teisi töötajaid, kes aitaksid teil koosolekut kavandada (st tõmmata mõne osakonna töötajad kohale). Seejärel otsustage, mida loodate koosoleku toimumisega saavutada, ja püstitage saavutatavad eesmärgid.

Teie ärikohtumiseks seatud eesmärgid loovad raamistiku tõhusaks kohtumisplaaniks. Nagu Stephen Covey ütleb filmis "Väga tõhusate inimeste seitse harjumust", "alustage lõppu silmas pidades". Teie koosoleku eesmärk määrab kohtumise fookuse, koosoleku päevakorra ja osalejad, kellega peate koosolekul osalema.

Veenduge, et vajate kohtumist

See võib kõlada tagasiulatuvalt, kuid kui olete oma ärikohtumiste plaani välja töötanud, veenduge, et koosolek on sobiv vahend seatud eesmärkide saavutamiseks. Koosolekute pidamine on kallis ettevõtmine, kui arvestada osalejate arveldatavate kuludega. Tehke kõik endast olenev, et teha kindlaks, et kohtumine on parim võimalus probleemi lahendamiseks, protsessi parendamiseks või oma meeskonna või osakonna pika- või lühiajalise strateegia loomiseks.

Tagage koosolekul asjakohane osalemine

Kui ärikohtumine on teie eesmärkide saavutamiseks sobiv vahend, pidage nõu osalejatega, kelle osalemine koosoleku õnnestumiseks on vajalik. See võib tunduda mõttetu, kuid päästab kõige mõistvama juhi üles - võtmeisikud peavad olema koosolekul osalemiseks kättesaadavad.

Mõnikord saadavad inimesed delegaadid nende äraolekul. Kui delegaat osaleb otsustava tähtsusega otsustaja asemel, veenduge, et määratud töötajal on volitused teha lõplikke otsuseid, millele saab alla kirjutada. Vastasel juhul lükake koosolek edasi.

Enne kohtumist levitage ja vaadake üle eeltöö

Kui paljudel koosolekutel olete osalenud, alates sellest, kui koosoleku nõustaja andis paberitüki või arutelu käivitamiseks PowerPointi esitluse? See on pettumust valmistav, kuna koosolekust saab grupi lugemine, mis pole teie ettevõtte jaoks vaevalt produktiivne.

Ärikohtumised saate muuta kõige produktiivsemaks ja tagada tulemused, pakkudes enne kohtumist vajalikud eeltööd. Eeltöö, diagrammide, graafikute ja lugemismaterjali pakkumine 48 tundi enne koosoleku algust tähendab, et kõik on valmis sisse hüppama.

Dokumentatsioon, mis aitab teil koosoleku eesmärke saavutada, võib sisaldada järgmist:

• aruanded ja andmed
• diagrammid ja lingid võistleva teabe juurde
• kuu müük
• tootmisplaanid
• Microsoft PowerPointi slaidid, mis illustreerivad peamisi arutelupunkte
• koosolekute protokollid, märkmed ja varasemate koosolekute või nendega seotud kohtumiste ja projektide järelmeetmed

Ärikohtumise ajal võetavad toimingud

Ärikohtumise ajal, kui kasutate aega tõhusalt, tekitate teemas entusiasmi ja tekitate osalejatelt pühendumust. Inimesed tunnevad end osana millestki suuremast kui nende igapäevased väljakutsed. Seetõttu annab hästi korraldatud ja aktiivne kohtumine, mis loob aluse järelmeetmeteks, koosoleku tulemusi.

Lihtsustage tõhusalt ärikohtumist

Koosoleku juht loob positiivse, produktiivse tooni koosolekul osalejate vaheliseks suhtlemiseks. Tõhus koosoleku hõlbustamine algab eesmärkide või koosoleku eeldatavate tulemuste ja päevakorra ülevaatamisest. Korraldaja aitab rühmaliikmetel olla keskendunud ja produktiivsed.

Koosoleku kavandamine ja päevakord seavad koosoleku raamistiku. Tõhus juhendaja, kes hoiab osalejaid kursis, tagab kohtumise tulemusel oodatud, soovitud tulemuste saavutamise.

Kaasake iga osaleja toimimisvõimelistesse tegevustesse

Igas töörühmas on erinevad isiksused, kes ilmuvad kohtumistele. Teil on vaikseid kaastöötajaid kui ka inimesi, kes üritavad domineerida igas arutelupunktis. Ükskõik, kas koosolekut hõlbustada või selles osaleda, peate kaasama iga osaleja koosoleku eesmärkide saavutamise protsessi.

See tagab, et iga osaleja investeeritakse kohtumise teemasse ja võetakse järelmeetmeid. Teil ei ole ühte liiget ega ka iseennast, kes prooviks kogu last kanda.

Koostage tõhus ärikohtumiste järelmeetmete kava

Ärikohtumise ajal koostage järelmeetmete plaan tegevusartiklitega. Tõhusad kavad hõlmavad järgmist:

• Konkreetne toiminguelement
• Selle isiku nimi, kes võttis toimingu täitmiseks omandiõiguse
• Toimingu üksuse maksetähtpäev
• Üksmeel selle üle, mis on meetme lõpuleviimine

Arutage reaalse elu stsenaariume ja edukuse tõkkeid, mida meeskonnaliikmed võivad kogeda, kui nad üritavad tulemusi saavutada. Kui vajate järelkohtumist, määrake aeg enne osalejate lahkumist nii, et see oleks kõigi kalendris.

Pärast ärikohtumist võetavad toimingud

Meetmed ja planeerimine enne kohtumist ja selle ajal mängivad suurt rolli oodatud, positiivsete ja konstruktiivsete tulemuste saavutamisel. Teie tegevus pärast kohtumist on sama oluline. Järgmise kavandatud kohtumise järelmeetmed pole kunagi piisavad investeeringutest, et tulemusi saavutada.

Avaldage koosoleku protokollid

Avaldage oma protokoll ja tegevuskava 24 tunni jooksul. Inimesed panustavad tulemustesse kõige tõhusamalt, kui nad hakkavad kohe tegutsema. Neil on endiselt värske mälestus koosolekust, erinevatest arutelupunktidest ja iga koosoleku punkti põhjendustest.

Samuti mõjutab minutite jaotamise viibimine teie tulemusi, sest enamik inimesi ootab enne oma kohustuste täitmist, kuni minutid saabuvad.

Jälgi tõhusalt

Tähtaegadest kinnipidamine ja nende järgimine aitab teil oma kohtumistel tulemusi saavutada. Pärast koosolekut peaks iga asjaga seotud isik koostama tegevuskava kõigi oma kohustuste täitmiseks.

Ükskõik, kas nad kirjutavad oma plaanija etapid üles, delegeerivad ülesanded teisele töötajale või täidavad ülesande kohe, vastutab jälgimise eest inimene.

Ja saate koosolekute tulemusi parandada, kui jälgite iga inimesega kohtumiste vahepeal. Teie eesmärk on kontrollida edusamme ja tagada, et ülesanded oleksid käimas.

Looge vastutus järgmisel koosolekul

Kas olete kunagi istunud järelkoosolekul, kus iga osaleja rääkis rühmale, miks nad ei suutnud oma kohustust täita? Tulemuste eest vastutuse normi või tava kehtestamine algab teie kohtumistsükli varakult.

Juhendajate järelmeetmed kohtumiste vahepeal aitab, kuid rühm peab jätma kohustuste täitmata jätmise vastuvõetamatuks. Paluge osalejatel järgmisel kohtumisel edusammudest ja tulemustest aru anda, eeldades, et kõik osalejad on neile seatud eesmärgid saavutanud. Kui ülesanne on takerdunud, siis kontrollige järgmisel koosolekul, kas edasiliikumiseks on õigustatud takistus, ja otsustage, kuidas edasi tegutseda.

Tutvuge kohtumisprotsessiga, et seda pidevalt täiustada

Iga ärikohtumise kokkuvõte on võimas vahend pidevaks täiustamiseks. Osalejad kordamööda arutavad, mis oli praeguse ärikohtumiste protsessi tõhus või ebaefektiivne. Samuti arutatakse edusammude üle, mida nad tunnevad rühmas käimasoleval teemal.