Personali toimikutele juurdepääsu poliitika
Sisu
Kõik personaliosakonnad peavad ulatuslikku arvestust. Seadus nõuab, et HR hoiaks paljusid neist teatud aja jooksul. Töötajad teavad hästi, et need dokumendid on olemas (ja mõnele jääb mulje, et toimik järgib neid ettevõttest ettevõttele, mis pole tõsi).
Kuna töötajad teavad, et need kirjed on olemas, soovivad nad neid aeg-ajalt vaadata, et näha, mida fail sisaldab.
Töötajale (ja endisele töötajale juurdepääsu tagamise võimaldamise kohta) otsustades pidage meeles kõiki teie ettevõtte suhtes kohaldatavaid seadusi. Paljudes osariikides on seadused, mis kohustavad ettevõtet tegema toimiku konkreetsed osad kättesaadavaks praegustele ja endistele töötajatele. Kontrollige oma tööhõiveadvokaati, et veenduda, kas teie poliitika on kooskõlas kõigi seadustega.
Föderaalsed seadused nõuavad näiteks, et puuetega ameeriklaste seadusega seotud dokumente peetakse personaliarvestusest eraldi. Kui teie ettevõtte suhtes kehtib HIPAA, veenduge, et ka teie tervisekontrolli kaart peab seda järgima.
Teil võib olla palju mänguruumi selles, mida lubate töötajatel oma toimikus näha. Kuid pidage meeles, et isegi kui otsustate, et töötajal ei ole juurdepääsu teatud teabele, näiteks viitekontrollidele, on see kohtuasja korral leitav.
Seetõttu paluge oma töötajatel asju täpselt registreerida ja seadusi alati järgida. Töötajate arhivaalid pole koht naljade või kommentaaride lisamiseks. Need ei lähe kohtus liiga hästi läbi.
Üldreeglina tagab ühe väravavaldaja olemasolu protseduuride järgimise ja järjepidevuse. Te ei soovi, et üks personalijuht lubaks inimestel dokumendid oma töölauale tagasi viia, samas kui teine keelab juurdepääsu üldse.
Kõigilt ühe allika läbimise nõudmine aitab hoida asju järjepidevana ja seaduslikuna. Dokumente, dokumentide säilitamist ja juurdepääsu käsitlevad seadused on keerulised. Hoidke end kursis.
Allpool toodud poliitika on teie ettevõtte jaoks hea algus, kuid pidage meeles, et teie osariigi ja kohalikud seadused võivad erineda.
Töötajate registri näidispääsupoliitika
Kõik töötajad, endised töötajad ja töötajate esindajad võivad oma personalitoimiku teatavat sisu vaadata, teatades sellest personalitöötajatele ette. Vaadata saab dokumente, mis on seotud töötaja rendi kvalifikatsiooniga, näiteks avaldus, edutamine, distsiplinaarvastutus ja üleviimine. Lisaks võib töötaja vaadata üle poliitika vormistamise vormid ja koolitusdokumendid.
Dokumendid, mida töötaja ei tohi üle vaadata, hõlmavad viiteid või võrdluskontrolle, juhtkonna tehtud uurimiste andmeid, tervisekontrolli andmeid, kohtumenetlusega seotud dokumente, dokumente, mis rikuvad teise töötaja konfidentsiaalsust, ja dokumente, mida kasutatakse töötajate kavandamisel.
Protseduur
Töötaja, kes soovib oma isikutoimiku lubatavat sisu üle vaadata, peaks 24-tunnise etteteatamisega (välja arvatud nädalavahetused) pöörduma personaliosakonna poole. Endised töötajad või personaliosakonna töötajatele tundmatud inimesed peavad esitama isikut tõendava dokumendi ja / või tõendi personalitoimikuga tutvumiseks.
Töötajad peavad oma personalitoimikud üle vaatama personalitöötaja juuresolekul.
Töötajad ei tohi kontorist eemaldada ühtegi toimiku osa.
Töötaja võib taotleda toimiku või selle osa koopiaid. Põhjendatud põhjustel annab personaliosakonna töötaja koopiad. Ulatusliku kopeerimise eest peab töötaja tasuma koopiate eest.
Kui töötaja ei ole rahul oma isikutoimikus sisalduva dokumendiga, võib töötaja personaliteenistuja juuresolekul kirjutada seletuse või selgituse ja lisada see vaidlustatud dokumendile. Mitte mingil juhul ei muuda personaliteenistujad ega töötaja tegelikku dokumenti.
Samuti võib töötaja paluda dokumendi eemaldamist personalitoimikust. Personalipersonali nõusolekul võidakse dokument eemaldada. Kui personalitöötaja ei ole sellega nõus, võib asja edasi kaevata ettevõtte avatud uste eeskirjades ette nähtud viisil.
Loodetavasti leidsite selle poliitika kasulikuks, kui töötate välja oma organisatsiooni personalifailidele juurdepääsu poliitika. Kohandage eeskirju vastavalt organisatsiooni vajadustele ja kultuurile.
