10 kriitilist sammu projekti kavasse kaasamiseks

Sisu

• Projekti eesmärgid
• Projekti skoop
• Verstapostid ja peamised saavutatavad eesmärgid
• Töö jaotusstruktuur
• Eelarve
• Personaliplaan
• Riskijuhtimiskava
• Sidekava
• Sidusrühmade juhtimiskava
• Muutuste juhtimiskava

Projektiplaan on projektijuhi läbimõeldud planeerimise kulminatsioon. See on põhidokument, mis juhib projekti toimimist vastavalt juhi kavatsustele projekti iga põhiasendi osas. Ehkki projektiplaanid erinevad ettevõttest erinevalt, on kümme kriitilist elementi või sammu, mis tuleks tõhusasse projekti kavasse lisada, et vältida segadusi ja sunnitud improvisatsiooni projekti elluviimise etapis.

Projekti eesmärgid

Projekti eesmärgid on määratletud projektihartas, kuid need tuleks lisada ka projekti kavasse, et projekti eesmärke täpsemalt selgitada või lisada harta lisana. Pole tähtis, kuidas projektijuht otsustab eesmärgid projekti kavasse lisada, on oluline säilitada selge seos projektiharta - projekti esimene võtmedokument - ja projekti teise võtmedokumendi, oma projektiplaani vahel.

Projekti skoop

Sarnaselt projekti eesmärkidega on rakendusala määratletud hartas ja projektijuht peaks seda projektikavas veelgi täpsustama. Ulatuse määratlemisel saab projektijuht hakata näitama, milline projekti eesmärk või valmistoode lõpuks välja näeb. Kui rakendusala pole määratletud, võib seda laiendada kogu projekti vältel ja see võib põhjustada kulude ületusi ja tähtaegadest ületamist.

Näiteks kui juhite turundusmeeskonda ettevõtte tootesarja brošüüri koostamiseks, peaksite tähistama, kui palju lehti see on, ja esitama näiteid selle kohta, kuidas valmistoode võiks välja näha.

Mõne meeskonna liikme jaoks võib voldik tähendada kahte lehte, teised aga peavad kümme lehekülge piisavaks. Ulatuse määratlemisel võib kogu meeskond olla samal lehel kohe alguses.

Verstapostid ja peamised saavutatavad eesmärgid

Projekti peamisi saavutusi nimetatakse verstapostideks ja peamisi töösaadusi nimetatakse peamisteks väljunditeks. Need mõlemad esindavad projektiga seotud töö suuri komponente. Projektiplaan peaks need elemendid kindlaks määrama, määratlema ja määrama nende valmimise tähtajad.

Kui organisatsioon korraldab uue tarkvara väljatöötamise projekti, võiksid peamised väljundid olla ärinõuete lõplik loetelu ja nende rakendamine.

Pärast neid võib projektil olla verstaposte projekti valmimise, süsteemi testimise, kasutaja aktsepteerimise testimise ja tarkvara kasutuselevõtu kuupäeva osas. Nendega verstapostidega on seotud töötooted, kuid need käsitlevad pigem protsesse kui tooteid ise.

Vahe-eesmärgid ja peamised saavutatavad tähtajad ei pea olema täpsed kuupäevad, kuid mida täpsem, seda parem. Täpsed kuupäevad aitavad projektijuhtidel tööstruktuure täpsemalt jaotada.

Plaani selles etapis loote verstapostid, et saaksite võtta suuri või kõrgetasemelisi tulemusi ja jagada need väikesteks tulemusteks, mida saab järgmises etapis kirjeldada.

Töö jaotusstruktuur

Tööjaotusstruktuur (WBS) dekonstrueerib projekti vahe-eesmärgid ja peamised väljundid väiksemateks osadeks, nii et iga tahu eest saab vastutuse panna ühele inimesele. Tööjaotuse struktuuri väljatöötamisel võtab projektijuht arvesse paljusid tegureid, näiteks projektimeeskonna liikmete tugevad ja nõrgad küljed, ülesannete vastastikused sõltuvused, olemasolevad ressursid ja projekti üldine tähtaeg.

Projektijuhid vastutavad projekti õnnestumise eest lõppkokkuvõttes, kuid üksi nad tööd teha ei saa. WBS on tööriist, mida projektijuht kasutab projekti vastutuse tagamiseks, kuna see ütleb projekti sponsorile, projektimeeskonna liikmetele ja sidusrühmadele, kes mille eest vastutavad. Kui projektijuht on mõne ülesande pärast mures, teavad nad täpselt, kellega selle murega kokku puutuda.

Eelarve

Projekti eelarve näitab, kui palju raha projekti lõpetamiseks eraldatakse. Projektijuht vastutab nende ressursside asjakohase hajutamise eest. Müüjatega projekti puhul tagab projektijuht, et tarned valmiksid vastavalt lepingutingimustele, pöörates erilist tähelepanu kvaliteedile. Mõni projekti eelarve seob personalikava.

Oluline on kindlaks määrata iga verstaposti ja saavutatava kulu maksumus, vaadates, kui palju aega on vaja ja tööülesanded ülesannete täitmiseks. Projekti maksumus on seotud projekti kestusega, mis ulatub tagasi projekti ulatusse. Ulatus, vahe-eesmärgid, ülesanded ja eelarve peavad olema ühtlustatud ja realistlikud.

Personaliplaan

Inimressursside plaan näitab, kuidas projektiga tegeletakse. Mõnikord nimetatakse seda personaliplaaniks. HR-plaan määratleb, kes osaleb projektimeeskonnas ja kui palju aega iga inimene eeldab. Selle plaani väljatöötamisel peab projektijuht läbirääkimisi meeskonna liikmete ja nende juhendajatega selle üle, kui palju aega iga meeskonna liige projektile pühendada saab. Kui projektiga konsulteerimiseks on vaja täiendavaid töötajaid, kuid nad on osa projektimeeskonnast, on see ka personaliplaanis kirjas. Jälle konsulteeritakse asjakohaste juhendajatega.

Riskijuhtimiskava

Projekti käigus võivad paljud asjad valesti minna. Ehkki iga võimaliku katastroofi või väiksema luksumise ennetamine on keeruline, võib ennustada paljusid lõkse. Riskihalduskavas tuvastab projektijuht projektiga seotud riskid, stsenaariumide toimumise tõenäosuse ja strateegiad nende leevendamiseks. Selle plaani sõnastamiseks soovib projektijuht projekti sponsori, projekti meeskonna, sidusrühmade ja siseekspertide panust.

Tõenäoliselt tekkivate või nendega seotud suurte kuludega riskide leevendamise strateegiad on paika pandud. Ebatõenäoliselt esinevaid ja madalate kuludega riske on plaanis märgitud, isegi kui neil pole leevendusstrateegiaid.

Sidekava

Kommunikatsiooniplaan kirjeldab, kuidas projekti erinevatele sihtrühmadele edastatakse. Sarnaselt tööjaotuse struktuuriga annab ka kommunikatsiooniplaan projekti meeskonna liikmele vastutuse iga komponendi komplekteerimise eest.

Selles etapis on oluline visandada, kuidas meeskonnas suheldakse ja kuidas probleeme lahendatakse ning kui sageli suheldakse meeskonna ja sidusrühmade või ülemusega. Igal sõnumil on sihtrühm. Kommunikatsiooniplaan aitab projektijuhtidel tagada, et õige teave jõuaks õigel ajal õigete inimesteni.

Sidusrühmade juhtimiskava

Sidusrühmade juhtimiskavas määratletakse, kuidas sidusrühmi projektis kasutatakse. Mõnikord peavad sidusrühmad saama ainult teavet. Selle eest saab hoolitseda kommunikatsiooniplaanis. Kui sidusrühmadelt on vaja rohkem, kirjeldatakse sidusrühmade juhtimiskavas, kuidas seda saada.

Muutuste juhtimiskava

Muudatuste juhtimiskava näeb ette raamistiku projekti muudatuste tegemiseks. Ehkki projektijuhid soovivad tavaliselt vältida projekti muudatusi, on need mõnikord vältimatud. Muudatuste haldusplaan pakub protokolle ja protsesse muudatuste tegemiseks. Vastutuse ja läbipaistvuse jaoks on kriitilise tähtsusega, et projekti sponsorid, projektijuhid ja projektimeeskonna liikmed järgiksid muudatuste juhtimise kava.