Kuidas töötada välja allhankeplaan
Sisu
Paljud arutelud meedias allhangete kohta muudavad selle keerukaks, kuid see on üsna lihtne. Isegi oma kodudes tellime allhanke korras palju ülesandeid: toiduvalmistamine, muruplatside hooldamine ja lastehoid, kui nimetada vaid mõnda. Kui meil pole aega, keskendumist ega oskusi ise tööd teha, otsime kedagi, kes suudab, ja kedagi, kes teeb tööd sellise hinnaga, mida me saame endale lubada. Ettevõtted töötavad samamoodi, isegi kui nende otsused võivad hõlmata rohkem tegureid ja otsustajaid.
Arendusprotsess
Kuid nii nagu pered teevad erinevaid otsuseid, võivad ettevõtted ka allhanke osas teha üllatavalt erinevaid otsuseid. Pole ühtegi malli, mis töötaks kõigi ettevõtete jaoks, kuid on olemas protsess, mida kõik ettevõtted peavad arvestama:
Realiseerimine
Varem ei pruukinud paljud ettevõtted isegi teada, mis oli allhange. Tänapäeval teavad nad sisseostmist, kuid ei pruugi aru saada, kui palju sisseostmisprogramme (ja sisseostmise taolisi) nad juba tegutsevad: paljunduskeskused, postisaalid, hoonehaldus, IT ja isegi ettevõtte juriidilise osakonna osad. Allhange ei pruugi kõiki probleeme lahendada, kuid eelmise põlvkonna lepingute tundmaõppimine tuvastab uued projektid ja pakub väärtuslikku teavet.
Eesmärkide seadmine
Allhankeprogrammi loomise õnnestumiseks peate määratlema konkreetsed eesmärgid, näiteks vähendama ettevõtte üldkulusid viis protsenti, keskenduma ühe asukoha tõhususele või vaatama ainult ühes äriüksuses täidetavaid funktsioone. Eesmärgid ei vaja tohutult detaile. Teie allhankekogemuse kasvades muutuvad ka määratlused.
Osalemine
Plaanile sisendi andmiseks, eelduste kontrollimiseks ja eksperthinnangu andmiseks vajate osalejaid paljudest valdkondadest. Üldplaanilt konkreetsete projektide juurde liikudes korrake seda protsessi ja moodustate veelgi konkreetsemate teadmistega alamrühmad.
Identifitseerimine
Nüüd, kui teil on eesmärgid ja eksperdid teabe väljaselgitamiseks ja tõlgendamiseks, on aeg kindlaks teha allhankeprogrammi konkreetsed projektid. Iga ettevõte töötab välja erinevad kriteeriumid ning seda juhivad kultuur ja finants- või tegevusanalüüs, kuid on ka ühiseid kriteeriume, mida peaksite vaatama:
- Varasemad otsused: Tõenäoliselt otsustas teie ettevõte varasemate otsuste mittetöötajate kasutamise kohta, näiteks ajutised töötajad või teenuslepingud. Täpsema teabe saamiseks tehke koostööd hangete ja oma PMO-ga (projektijuhtimisbüroo). Vaadake, kuidas nad selles loendis sisalduvaid probleeme lahendasid, ja koostage saadud õppetunnid.
- Ekspertiisid: Kas täidate funktsioone või toodete tooteid ilma piisavate teadmisteta või on teil probleeme juhtide säilitamisega? Kas praegusel juhtkonnal on plaan neid probleeme lahendada? Kui ei, siis võib see olla hea allhankeprojekt.
- Kvaliteet: Isegi kui funktsioonis on vajalike oskustega inimesed ja kogenud juhid, ei pruugi te vajalikku teenindustaset saavutada. Kas juhataja viib läbi klientide uuringuid? Mida kliendid toodete või teenuste kohta ütlevad? Kvaliteedivahe või huvi puudumine klienditeeninduse vastu on veel üks allhanke märk.
- Maksumus: Erakordselt kvaliteetne teenus pole tingimata hea väärtus. Kuidas võrreldavad teie kulud konkurentidega? Kas funktsioon koostab igakuiseid aruandeid: ühiku kulud, tegevuskulud, mitmeaastased kulusuundumused? Kui see funktsioon ei saa neid aruandeid koostada, võib sisseostetud teenus pakkuda teie toimingutes suuremat läbipaistvust.
- Kaal: Kui uurite kogu oma ettevõtet, teete palju ootamatuid avastusi. Olge keskendunud! Üks suurprojekt on parem allhankekandidaat kui mitmed väiksemad projektid. See üksik suur projekt nõuab palju vähem haldus- ja juhtimisressursse. Pidage kõikehõlmavat nimekirja, kuid valige ainult need kandidaadid, kes avaldavad suurt mõju teie esimesele projektilainele.
- Turvalisus: Teil on nüüd hea idee võimalike projektide kohta. Aeg on neid filtrida vastavalt turvastandarditele. Turvalisus on keeruline ja vastuoluline teema. Erinevates tööstusharudes kehtivad erinevad standardid ja mõned ettevõtted on turvatundlikumad kui nende konkurendid. Saage aru sise- ja tööstandarditest ning piirake vastavalt projektide sisseostmist. Kaasa oma aruteludesse juriidiline, IT, ettevõtte turvalisus, vastavus (kui see kehtib) ja kõik „riski“ osakonnad.
- Prioriteetide seadmine: Kõik ülaltoodud üksused (ja võib-olla ka muud omadused) tuleb arvestada ja seejärel tuleks igale projektile määrata "allhanke koguväärtus". Kahtlemata arutatakse palju selle üle, millised omadused on kõige olulisemad, kui nende hinded on täpsed ja kas tuleks arvestada muude omadustega. Ärge imestage, kui see protsess kestab mitu kuud või isegi aastaid.
- Suhtlus: Selleks ajaks, kui olete potentsiaalsed projektid tähtsuse järjekorda seadnud, olete pidanud palju kohtumisi ja rääkinud paljude inimestega. Eeldage, et need arutelud on avalikud andmed osakondades, millele olete allhanke korras suunanud. Alati eeldage, et need arutelud jõuavad teie töötajateni, sageli reaalajas. Ettevaatlikult läbimõeldud ettevõtte kommunikatsioon tuleb ette valmistada ja valmis olla. Ärge kunagi laske kuulujuttudel saada paremaks teabeallikaks kui faktideks.
Täidesaatev
Selle protsessi lõpus on teil oma esialgne allhankeplaan. Selle plaani täitmisel on veel palju samme: andmete kinnitamine, konkreetsete projektide jaoks alakomiteede loomine, hankijate väljaselgitamine, pilootide korraldamine, lepingute sõlmimine ja nii edasi. Plaani väljatöötamine pakub teile aga esimesi ja kõige olulisemaid samme.
