Kuidas korraldada oma paberimajandust
Sisu
- Alustamine
- Koguge oma dokumente
- Liigitage
- Eraldi perekonnaseisudokumendid
- Kopeeri oma rahakott
- Looge lihtne arhiivisüsteem
- Pidev hooldus
Enamik inimesi ei mõtle olulisele dokumendile enne, kui nad seda vajavad. Kui teie paberid on laiali kõikjal ja teil pole kodukontoris keskset organisatsioonisüsteemi, saate asjade otsimiseks kulutada palju aega ja energiat. Võite isegi midagi kaotada.
Alustamine
Mõne lihtsa sammu abil saate oma olulised paberdokumendid korrastada: Teil on vaja väikest kahe sahtliga arhiivikappi või kaasaskantavat riputatavat failikasti, kuues erinevas värvitoonis riputatavaid faile, manila kolmanda küljega kausta, ülemise vahelehega kaustu ja valikuline tulekindel seif. Või võite osta suure köite- ja vahelehelisa. Nüüd olete alustamiseks valmis.
Koguge oma dokumente
Enne kõigi oluliste dokumentide korraldamist peate need leidma. Mõnikord on seda lihtsam öelda kui teha. Kontrollige oma kodukontori sahtleid ja lauale laotud paberit. Kontrollige oma köögi töölaudu ja köögi sahtleid ning korve risustavaid paberihunnikuid. Vaata oma magamistoa kummutit ja öökappi. Ja viimane, kuid mitte vähem tähtis, kontrollige oma rahakotti või kohvrit oluliste dokumentide suhtes, mida kogemata kaasas kannate.
Liigitage
Kõige olulisemad dokumendid jagunevad ühte järgmistest kuuest kategooriast. Sorteeri kõik oma kogutud dokumendid järgmiselt:
- Kodu ja vara dokumendid: Hüpoteek, kinnisvaraaktid, kodukoristusprojektid ja kviitungid, seadme kasutusjuhendid ja garantiid, kinnisvaramaksu teave, kodukindlustuspoliisid ja käsiraamatud
- Automaatsed kirjed: Pealkirjad, hooldusdokumendid, kindlustuspoliisid ja teave, laenuteave ja maksekirjed
- Tervisekaardid: kindlustuspoliisid, tervisekindlustushüvitiste käsiraamatud, tervisehüvitiste selgitus, arsti arved, retseptiloendid, paindliku arvelduskonto teave, arstlikud kviitungid, meditsiinidirektiivid, elukindlustuspoliisid
- Finantsdokumendid: Pangaväljavõtted, maksudeklaratsioonid, maksude mahaarvamise dokumendid, investeerimisdokumendid, laenukirjed, krediitkaardi väljavõtted
- Elektroonika andmed: Mobiiltelefonilepingud ja seadmete kasutusjuhendid; arvutite, sülearvutite ja tahvelarvutite müügi kviitungid ja garantiid; kaabel- ja Interneti-kavad ning arved; traadita ruuteri müügi kviitung ja kasutusjuhend
- Isiklikud andmed: Sünnitunnistus, abielutunnistus, lahutustunnistus, hooldusõiguse dokumendid, sotsiaalkindlustusalane teave, immuniseerimiskaardid, pass, ajateenistuse dokumendid, ristimis- ja kinnituslehed, testamendid, matuseplaan ja matmiskoha teave. Teil peaks neid olema iga pereliikme kohta. Kui teil on lemmikloomi, võite sellesse kategooriasse lisada ka nende olulised dokumendid, näiteks veterinaar- ja vaktsiiniteabe.
Eraldi perekonnaseisudokumendid
Enamikku olulistest dokumentidest saab hoida tavalises arhiivikapis või kaasaskantavas rippuvas failikarbis. Mõnda tuleks aga tõesti hoida tulekindlas seifis või väljaspool seda asuvas hoiukohas, näiteks seif.
Perekonnaseisudokumendid on sellised, mida oleks väga raske või aeganõudev asendada. Need võivad sisaldada tundlikku isiklikku teavet, mille varastamise korral võivad identiteedivargad ohtu seada. Vahepeal, kui teie kodu hävis tulekahjus või üleujutuses, soovite, et need elutähtsad dokumendid jääksid puutumata.
Enamiku inimeste jaoks peetakse oluliseks järgmisi dokumente: sotsiaalkindlustuse teave, sünnitunnistused, kindlustuspoliisid ja agendi kontaktandmed, testamendid, varaaktid, autode pealkirjad, passid ja kõik lepingud või kokkulepped, mis nõuavad originaalallkirja.
Tehke põhiloend kõigist elutähtsate dokumentide kohta, mille paigutate oma tulekindlasse seifisse või välisesse hoiukohta.
Kopeeri oma rahakott
Enamik meist kannab oma rahakotis iga päev kriitilist teavet ja selle kadumise või varastamise korral tekitaks see tõsiseid ebamugavusi.
Tehke koopiad juhiloast, elundidoonorikaardist, tervisekindlustuskaardist, spordisaali liikmekaartidest, raamatukogust, toidupoodide lojaalsusprogrammidest, laoklubidest jms ning mis kõige tähtsam - kõigist krediit- ja deebetkaartidest (koopia ees) ja tagasi). Hoidke neid koopiaid koos teiste oluliste paberdokumentidega.
Looge lihtne arhiivisüsteem
Mida lihtsam on arhiveerimissüsteem, seda tõenäolisemalt kasutate seda järjepidevalt. Võtke iga kategooria olulised dokumendid ja määrake sellele rippuv faili värv:
- Kodu ja vara registrid
- Automaatsed salvestused
- Tervisekaardid
- Finantsdokumendid
- Elektroonikarekordid
- Isiklikud andmed
Lisage igasse kategooriasse kuuluvate dokumentide arvu jaoks oma arhiveerimissüsteemile sobiv arv riputatavaid faile.
Kasutage manila kaustu ja looge kaust iga kategooria dokumentide jaoks eraldi. Paigutage kaustad vastavasse värvilisse rippfaili sektsiooni.
Kui ostsite suure kolme rõngaga köiteseadise ja vahelehtede lisad, sildistage vahelehed samade kirjete nimedega, augustage kõik dokumendid aukudega ja korraldage need. Kui pabereid ei saa augustada, pange need kausta sisse ja augustage need hoopis aukudega.
Kui paberimajandus pole teie asi, võib see olla vaba hetk. Saate kõik need dokumendid skannida, salvestada kõvakettale ja seejärel originaalid tükeldada.
Kuid kasutage oma äranägemist, kuna parem paberimajandus on parem kokku hoida. Hoidke kõigi oluliste dokumentide originaale. Kasutage teiste suhtes oma parimat otsust. Enamik finantsasutusi on õnnelikud, kui lähete paberivabaks.
Pidev hooldus
Kui teie olulised paberid on korraldatud, hoidke neid nii. Igal kuul, kui olete arve tasunud, esitage uued dokumendid oma arhiivi vastavasse jaotisesse. Samal ajal otsige kõiki kuu jooksul süsteemist eemaldatud dokumente, mis võivad endiselt arhiivisüsteemist väljas olla. Esitage need uuesti. Vähemalt kaks korda aastas vaadake oma arhiivis olevad dokumendid üle, et näha, kas neid saab kustutada. Hea ajakava, mida järgida, on kalendriaasta esimesel ja iga kooliaasta lõpus.
Väikese vaevaga saate oma pikaajalisi eeliseid saada ja aega kokku hoida, korraldades oma olulised paberdokumendid.
