Kuidas koostada koosolekute protokolle

Sisu

• Enne koosolekut
• Koosoleku ajal
• Pärast koosolekut

Koosoleku protokoll on üksikasjalikud märkmed, mis on koosoleku või konverentsi ametlik kirjalik protokoll. Kogunemise eest vastutav isik palub tavaliselt ühel osalejatest selle ülesande täitmisele kalduda. Ühel päeval, et keegi võiks olla sina. Ehkki see pole kohutavalt keeruline töö, on oluline võtta minuteid. Kuna koosolekute protokollid on ametlik rekord selle kohta, mis on toimunud, on täpsus ülioluline. Teil tuleb teha põhjalikud koosolekute märkused, millele inimestel peab olema võimalus vajadusel hiljem viidata.

Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil seda ülesannet peenelt toime tulla. Uurige, mida teha enne koosolekut, selle ajal ja pärast seda, et veenduda tõhusate minutite kasutamises.

Enne koosolekut

• Valige oma salvestusriist. Kas lähete vana kooli ja kasutate pliiatsi ja paberit või kasutate kõrgtehnoloogiat ja kasutate sülearvutit, tahvelarvutit või nutitelefoni? Küsige oma ülemuselt, kas nad eelistavad, et kasutaksite mõnda konkreetset meetodit.
• Veenduge, et valitud tööriist on töökorras, ja varundage see igaks juhuks, kui teie originaal tööriist ebaõnnestub. Näiteks kui tuuakse sülearvuti, siis on teil kaasas ka pliiats ja paber. Kui teie arvuti jookseb kokku, ei pea te koosolekut peatama, kui otsite midagi, millele kirjutada.
• Enne koosoleku algust lugege läbi koosoleku päevakord. See võimaldab teil sõnastada oma protokolli ülevaate. Jätke selle peal iga üksuse alla ruumi ja kirjutage sinna märkused. See teeb teie töö pisut lihtsamaks, kui koosolekut juhtiv inimene jääb päevakavasse.

Koosoleku ajal

• Minge ümber osalemislehelt ja veenduge, et kõik logivad sisse. Peate lisama ametlikule koosoleku protokollile kõigi kohalolijate nimekirja.
• Veenduge, et teate, kes kõik on. Nii saate tuvastada, kes räägib, ja salvestada see teave õigesti.
• Pange tähele koosoleku alguse aega.
• Ärge proovige iga kommentaari üles kirjutada. On okei lisada ainult peamised ideed. Olge väga ettevaatlik, et mitte jätta välja esemeid, millega te ei nõustu. Teie eelarvamused ei tohiks teid mõjutada. Pidage meeles, et see on ametlik konto, mitte teie arvamus juhtunust.
• Pange kirja kõik ettepanekud, kes need tegid, ja hääletustulemused, kui neid on; te ei pea üles kirjutama seda, kes liikumise edasi saatis. Muidugi võivad teie organisatsiooni reeglid erineda, nii et kontrollige neid kõigepealt oma ülemuse juures.
• Kui mõne ettepaneku või arutelu üle hääletamine lükatakse edasi järgmisele koosolekule, tehke sellest märkus.
• Pange kirja koosoleku lõppemise aeg.

Pärast koosolekut

• Tippige protokoll üles nii kiiresti kui võimalik pärast koosolekut, kui kõik on veel värskelt meeles. Kui leiate koosolekute märkmetest tõrke või teil on mõni küsimus, saate selle kiirelt kõrvaldada, rääkides teiste osalejatega.
• Protokolli lõplikule koopiale lisage organisatsiooni nimi, komisjoni nimetus, koosoleku liik (igapäevane, nädalane, kuu-, aasta- või konkreetne) ja selle eesmärk.
• Andke korda, millal see algas ja lõppes.
• Esitage osalejate nimekiri ja märkus selle kohta, kes koosolekut juhtis. Lisage oma nimi osalejate nimekirja ja öelge sulgudes oma nime järel, et võtsite protokolli. Teise võimalusena saate dokumendi lõpus välja logida, kirjutades oma nime järgides "Vastavalt esitas".
• Lugege enne nende esitamist läbi protokoll. Paluge kellelgi teisel, kes osales, vaadata nad ka üle. Nad saavad teile teada anda, kui jätsite midagi kogemata välja.
• Esitage need koosoleku läbiviijale, kui pole juhiseid teisiti teha.