Verstapostide kasutamine projektihalduses
Sisu
- Millal kasutada projekti verstaposte?
- Kui sageli pannakse verstapostid oma plaani
- Kuidas tähistatakse verstaposte teie Gantti diagrammil?
- Kuidas verstaposte nimetada
- Kuidas verstaposte alla kirjutada
- Verstapostide kasutamine suhtlemisel
Projekti üheks iseloomulikuks tunnuseks on see, et see kestab kindla ajavahemiku. Selleks võib olla mõni nädal kuni mitu aastat ja mõnel juhul suuremahuliste ehitusprojektide või riiklike ehitustööde puhul aastakümneid.
Teekonna jooksul tehtud edusammude jälgimiseks ja peamiste tulemuste saavutamisele vastavalt ajakavale kasutavad projektijuhid verstaposte.
Projekti verstapost on nullist kestv ülesanne, mis tähistab projekti saavutamist. Neid kasutatakse liikumise ja edusammude näitamiseks ning inimestele toimuva näitamiseks, isegi kui neil pole üksikasjalikke teadmisi sinna jõudmiseks vajalike ülesannete kohta. Selles osas on need sidusrühmadega suhtlemisel ja ootuste seadmisel väga kasulikud.
Millal kasutada projekti verstaposte?
Projektihalduse vahe-eesmärke tähistatakse järgmiselt:
- Töö oluliste etappide algus
- Töö oluliste etappide lõpp
- Tähtajad
- Kui võetakse vastu oluline otsus
- Muud kindlad ajahetked, mis vajavad spetsiaalset väljakutsumist
Kui sageli pannakse verstapostid oma plaani
Koolituskursusel võib olla soovitatav panna verstapostid oma kavasse umbes kord kuus. See on hea ja hea rusikareegel, kuid peate kasutama oma professionaalset otsustust. Mõnel kuul võib olla palju tegevust, kui olulised kohtumised märgitakse verstapostideks, võetakse vastu otsused ning lõpetatakse üks etapp ja algab teine.
Teistel kuudel võiksite olla keskendunud hukkamisele ja väga vähe, kui üldse, millele te saate verstaposti riputada.
Aruandluse jaoks on kasulik luua põhjus, et verstapost peaks olema vähemalt üks kord igas aruandlustsüklis.
Kuidas tähistatakse verstaposte teie Gantti diagrammil?
Verstapostid on Gantti diagrammi üks komponente ja neid näidatakse diagrammil rombina. Neid ei näidata tavalise ülesandena, kuna nende kestus on null: teisisõnu, nad ei võta aega. Gantti graafikul kavandamise eesmärgil need lihtsalt juhtuvad.
Kui te ei kasuta Ganti diagramme, võite ikkagi kasutada verstaposte. Siin on 5 alternatiivi Gantti graafikutele: neid saab ikkagi oma verstaposte lisada.
Kui soovite olla isiklikult organiseeritud ja projektijuhtimistarkvara pole teie kalendrisse täielikult integreeritud, saate võtmekuupäevad oma päevikusse kopeerida ja kleepida. Sõltuvalt sellest, kuidas teile meeldib töötada, võib see teile meelde tuletada.
Kuidas verstaposte nimetada
Vahe-eesmärkidel peaks olema teie projekti ajakavas selge kirjeldus, kuid mitte üheski, mis tähendab, et need on ülesandeks. Seega ei tohiks neid nimetada „2. faasi siirdumiseks kokkuleppe saamiseks”, vaid „2. etapp algab”. Kui soovite kajastada jõupingutusi kokkuleppe saavutamisel teise faasi siirdumiseks, lisage ülesanne vahetult enne verstaposti selle katmiseks.
Verstapostid peaksid kirjeldama ajahetke, mida nad esindavad, nii:
- Testimisfaas on lõpule viidud
- PID kinnitatud
- Leping allkirjastatud
Paljud projektijuhid otsustavad nummerdada oma verstapostid ka viitamise hõlbustamiseks. Kui kasutate tööjaotuse struktuuri, saate sellest nummerdamist kasutada. Vastasel juhul on hea kasutada M1, M2 ja nii edasi, et oleks selge, millele viitate. Selge nimetamisstruktuur muutub olulisemaks, kui verstapostide arv kasvab, nii et mõelge, kuidas seda teha, kui teie projekt kestab mitu kuud.
Kuidas verstaposte alla kirjutada
Vahe-eesmärgid on osa teie projekti ajakavast, nii et kui ajakava on lähtejoontes koostatud, peaksite kaaluma, kas vahe-eesmärgid on allkirjastatud.
Kui peate vahe-eesmärkide kuupäevi muutma, peaksite oma plaani muudatuste tegemiseks kasutama standardset muudatuste juhtimise protseduuri. See võib olla sama lihtne, kui vestelda oma projekti sponsoriga ja neile teada anda, miks kuupäevi tuleb muuta, või sama ametlik kui uue soovitusliku ajakava koostamine ja selle saatmine ratifitseerimiskomisjonile.
Enne kui peate selle kasutama, on kõige parem välja selgitada, milline on teie verstapostist loobumise protsess, kui see on olemas, nii et te ei raiska aega, kui peate muudatusi tegema.
Verstapostide kasutamine suhtlemisel
Verstapostid on kasulikud suhtlemiseks ja aruandluseks, kuna need esindavad plaani minimaalseid kontrollipunkte. Teisisõnu, kui võtaksite kõik muud ülesanded, siis näeksite ikkagi toimuvat ja saaksite projekti edasi suunata, kasutades ainult verstaposte.
Peaksite saama verstapostid välja tõmmata ja panema need armatuurlauale või projekti aruandesse. Nad peaksid projekti loo piisavalt detailselt rääkima, et rahuldada inimesi, kellele teate, tavaliselt projekti sponsor või mõni muu juhtrühm, näiteks juhtrühm (või projekti juhatus). Igal kuul või kasutataval aruandlussagedusel saate näidata, millised verstapostid on saavutatud.
Aruannete vahe-eesmärkide saavutamine on üsna lihtne ja seda tehakse sageli tabelina. Loetlete verstaposti kirjelduse, kuupäeva, milleks see oli tulnud, ja siis uue prognoositava kuupäeva. Kui verstapost on saavutatud ja seda saab tähistada täielikuna, lisate ka selle kuupäeva. Loodetavasti on see sama mis ennustatud kuupäev, kuid projektid ei tööta alati nii.
Selline tabel näitab, mis on valminud ja mis silmapaistev. Saate kavandada vastuse küsimusele „Miks me seda verstaposti ei saavutanud?“ enne kui lähete oma sponsoriga kohtuma või aruannet saatma.
Kui teie projektiplaan on väga pikk ja teil on palju verstaposte, on teil lihtsam aruandlustsüklist loobuda lõpetatud verstapostid. Teatage ainult nendest eelseisvatest või lõpule viidud verstapostidest: järgmisel kuul võtke ära kõik eelmisel kuul valminud etapid, nii et te ei lisa pidevalt aruande pikkust, öeldes inimestele juba teadaolevaid töid, mis nad juba teavad.
Verstapostid on tõesti kasulik projektijuhtimise tööriist planeerimisel, ajastamisel ja aruandlusel ning neid on lihtne kasutada. Pange mõned oma järgmisesse projekti kavasse, jälgige neid ja leiad end õppimas, milline sagedus sobib teie jaoks kõige paremini.
Nagu kõik projektijuhtimisel, kasutage neid soovitud tulemuse saavutamiseks paindlikult, kasutades neid näpunäiteid ja juhiseid oma otsuste tegemiseks.
