Ulatus, risk ja eeldus projektijuhtimises
Sisu
Projektijuhtimise valdkonnas, nagu kõigis teistes valdkondades, on ainulaadne sõnavara, mis on täis akronüüme ja spetsiaalseid termineid. Kolm olulist terminit ja mõistet, mida peate sisaldama:
- Reguleerimisala
- Risk
- Eeldused
See on nende kolme olulise projektihalduse termini ülevaade ning sisaldab linke ja ettepanekuid täiendavaks lugemiseks.
Reguleerimisala
Projektihalduses on ulatus piiride kogum, mis määratleb projekti ulatuse. Ulatus kirjeldab projekti algatuse tulemusel kliendile toimetamist.
Ulatuse mõistmine võimaldab projektijuhil ja projekti meeskonnal mõista, mis jääb projekti piiridesse või väljapoole. Kui midagi on "mitte ulatuses", ei arvestata seda projekti kavandamisel. Tegevusi, mis jäävad reguleerimisala piiresse, loetakse „ulatuseks“ ja arvestatakse ajakavas ja eelarves. Kui tegevus jääb piirest välja, loetakse see „ulatusest väljapoole” ja seda ei kavandata. Visiem, kas noklusina, tacu
Olenemata sellest, kas olete projektijuht või osa projektimeeskonnast, võiksite kaaluda, kas edasiliikumisel on midagi ulatust või ulatust. Kujutage näiteks ette, et klient on palunud teil veebisaidi üles ehitada. Projekti ulatust (või piire määrates) määratledes märgite oma ulatusena järgmised punktid:
- Saidi kujundus ja juhtraami diagrammimine
- Proovivoodi rajamine
- Kood kinnitatud traatraami külge
- Veebisaidi teema graafika arendamine
- Testimine ja silumine enne saidi avalikustamiseks
Projekti käigus palub klient teil lisada ettevõtte videoülevaade. Videot ei täpsustata projekti mahus ja seepärast on see kaadrist väljas. Ehkki võite teha videotööd lisatasu eest hea meelega, nõuab see projekti ulatuse ning kulude ja ajaprognoosi ülevaatamist.
Selge ja kokku lepitud ulatusdokumendi puudumisel võib video väljaandmine teie meeskonna ja kliendi esindajate vahel tüli tekitada. Selge ulatuse avaldus võimaldas teil olukorda leevendada ja muudatustega korrapäraselt hakkama saada.
Niisiis, kuidas teha kindlaks, mis on rakendusalas või väljaspool seda? Esmalt peate kliendi või projekti omanikuga peetud arutelude põhjal visandama kõik projekti üksikasjad, mida te praegu teate. Siis soovite teha peamisi eeldusi, mis muudavad kaalutletud või ulatusest välja jäetud
Eeldused
Mingil oma elu hetkel on teile tõenäoliselt öeldud: “Ära kunagi tee oletusi”. Projektijuhtimises eelduste tegemine on aga igapäevane tegevus. Eeldused aitavad teil määratleda ulatust ja riske ning täpsustada oma hinnanguid aja ja kulude osas. Muidugi on oluline oma eeldused dokumenteerida ja kinnitada.
Mõelge millelegi lihtsale, näiteks raamatu loomisele. Oletame, et teie sõbral on idee kohvilauaraamatu saamiseks ja ta on palunud teil projekti juhtida. Tema esimene taotlus on eelarve koostamiseks, et ta saaks rahastamist tagada. Ulatuse määratlemisel on selge, et teie sõber on ebakindel paljudes üksikasjades, sealhulgas lehekülgede arv, piltide lisamine, kaane stiil ja lehtede jaoks kasutatava paberi mass.
Kuna kõik need tegurid mõjutavad kulusid ja tootmise keerukust, peate tegema eeldused tehniliste kirjelduste kohta ja kinnitama need eeldused teie sõbra jaoks vastuvõetavaks või vastuvõetamatuks. Pärast edasist arutelu ütleb teie sõber, et plaanib raamatusse lisada 50 fotot. Võite oma oletuse aluseks võtta 50 pilti või eeldades, et see arv aja jooksul suureneb, võite eeldada, et piltidega on 75-90 lehekülge.
Saate näha, kuidas eeldused mõjutavad otseselt ka ajakava. Kujutage näiteks ette, et juhite pargis projekti, mis hõlmab kiigekomplekti ehitamist. Projekti loomisel antakse teile eelarve ja määratud meeskonna liikmed, kellest üks vastutab materjalide eest. Ajakava koostamisel küsite materjalide eest vastutavalt isikult, millal tsement saabub. See inimene vastab, et pole kindel, millal tsement kohale jõuab, kuid usub, et see toimub 1. juunist 10. juunini. Oma ulatuse ja ajakava koostamisel eeldate, et tsement saabub hiljemalt 10. juuniks. See näites on eelduste tegemisel kaks eelist.
Esimene eelis on see, et eeldus saada tsement hiljemalt 10. juuniks võimaldab teil kavandada tegevusi, mis sõltuvad tsemendi saabumisest. Teine eelis on see, et see annab materjalide eest vastutavale isikule tähtaja tsemendi tarnimiseks, mille ta saab seejärel tarnijale edastada. Ta on tahtmatult määranud projekti edasiliikumiseks olulise tähtaja.
Eelduste tegemine loob võrdlusalused, mida projekti käigus sageli vaadatakse läbi, et aidata projekti meeskonnal jääda ulatusse, õigeks ajaks ja eelarve piires. Mis saab aga siis, kui oletused on valed? Seal tuleb mängu risk.
Risk
Kui olete oma ulatuse koostanud ja tuvastanud ulatuse ja hinnangute taga olevad eeldused, soovite alustada riskipiirkondade hindamist. Projektijuhtimisel on risk sama, mis reaalses maailmas; kahju võib tekitada oht või juhus.
Kõik projektid sisaldavad riski ja kui olete projektijuht või projekti omanik, pole teie vastutus mitte ainult riski ennetamine, vaid ka teie ülesandeks projektirühmale nende riskide võimalikust mõjust teatamine ja riskide maandamiseks valmistumine.
Riski on erineval määral. Mõnikord võib risk tähendada seda, et projekt kulgeb pisut teisiti või võtab väikese ootamatu pöörde. Mõnel juhul võib risk viia katastroofiliste tulemusteni, mis muudavad teie projekti pähe.
Kasutagem mänguväljaku stsenaariumi ülaltoodud tsemendi näites. Üks oht on see, et tsement ei jõua kohale eeldatavaks kuupäevaks 10. juuniks. Millised on selle riski potentsiaalsed mõjud? Kõik tsemendi valamise järel järgnevad tegevused lükatakse selle probleemi tõttu edasi.
Ka riskid võivad olla positiivsed. Mõelge projekti mõjule, kui tsement ilmub arvatust varem. Ehkki see näib olevat positiivne tulemus, tekitab see siiski projekti kõigi teiste etappide ajastamise ja järjestamise probleemi.
Projektijuhid teevad oma projektimeeskondadega ajurünnakuid ja võimalike riskide tuvastamist. Nad viivad protsessi sammu edasi ja vaatavad läbi riski võimaliku tõsiduse ja selle esinemise tõenäosuse. Lisaks sellele määravad nad kindlaks isikud, kes sobivad kõige paremini riski ilmnemiseks, ja töötavad välja kokkulepitud riski vähendamise kavad.
Paljudel ettevõtetel on üksikasjalikud riskimallid, mille nad on aja jooksul ja teiste projektide kogemustest lähtudes välja töötanud. Mõni tööstusharu on koostanud riskiprofiilid, mida kasutatakse riskianalüüsi lähtepunktina. Paljud majandusharud kasutavad ka riskide kavandamisel väga detailset statistilist analüüsi.
